本文目錄

1. 如何讓會議保持高效
2. 如何像各大企業(yè)高管一樣的有效地管理時間
3. 行政|怎么組織一場高效會議

如何讓會議保持高效

如何讓會議保持高效，高管們現(xiàn)在平均每周花在會議上的時間為23個小時，但其中71%的人表示，這些會議往往是效率低下的。不如事先考慮一下如何更有效開會，如何讓會議保持高效

1、提前優(yōu)化你的會議

會議超負(fù)荷的最大原因并不是根深蒂固的習(xí)慣或糟糕的辦公室政策；僅僅是因?yàn)闀h確實(shí)很糟糕。大多數(shù)會議開始時沒有任何議程可言，而沒有方向的會議根本算不上會議。

一個毫無結(jié)果的會議必然會導(dǎo)致更多的會議消耗。你可以通過為你的團(tuán)隊安排有價值的、富有成效的會議來結(jié)束這個循環(huán)。

首先關(guān)注會議的目的。你參加的每一次會議都應(yīng)該是你成功的必要條件，也是你的企業(yè)和員工成功的必要條件。。此外，涉及太多主題或領(lǐng)域的會議可能會超出計劃時間，并讓參會者疏遠(yuǎn)。

記住，富有成效的會議只有在絕對需要的時候才會持續(xù)。為了訓(xùn)練自己縮短會議時間，你可以使用“快速會議”之類的工具。這樣你就可以自動地把你的會議時間縮短5分鐘，這樣你就有時間在會議之間把事情做完。

2、讓你的會議更民主

誰在辦公室里安排會議？一般來說，高管和高層管理人員是召集會議并制定議程的人。雖然對主管來說，把自己的指示傳達(dá)給其他員工很重要，但直接來自上級的會議對其他人來說不會很有吸引力。

相反，試著從頭開始計劃一些會議。在向員工詢問問題之前，確定一個會議的'方向或一般主題，這對保持人們參與會議大有幫助，而會議參與是保持會議簡短但有意義的最佳方式之一。即使是一些簡單的事情，比如一個匿名的投票，也可以讓參會者自由地表達(dá)他們的意見。

3、邀請合適的人

我們都有過這樣的經(jīng)歷——坐在會議上，一開始就暗自納悶自己為什么會在那里。一個人在不屬于自己的會議上花費(fèi)的每一分鐘都是浪費(fèi)，甚至有可能拖慢會議本身的效率。

確定誰屬于這個會議，誰不屬于這個會議的一種方法就是回到會議的焦點(diǎn)上。記住會議的主題，想一下誰會直接從討論的主題中受益，或者誰會對討論有什么有意義的補(bǔ)充。

然而，出席會議是雙向的。如果在決定下次會議的安排時，你漏掉了本該出席會議的人，那么你可能就會浪費(fèi)大量時間去了解那個人的情況。

當(dāng)涉及到誰真正屬于會議時，一定要想得更開放一點(diǎn)。例如，如果你的設(shè)計團(tuán)隊正在開會，那么最好讓產(chǎn)品經(jīng)理和軟件工程師坐下來，以確保討論的所有內(nèi)容也符合其他團(tuán)隊的目標(biāo)。正確的會議名單也可以為以后的會議節(jié)省時間。

4、使用數(shù)字工具

像視頻會議這樣的技術(shù)使會議比以往任何時候都更容易了，無論參會者在哪里或他們在做什么。技術(shù)的擴(kuò)散也催生了一波新的應(yīng)用程序浪潮，使大幅減少辦公室會議的可能性越來越大。

例如騰訊旗下的TIM和企業(yè)微信，阿里的釘釘，都為新時代的會議提供了高效的技術(shù)支持。在一些會議上，考慮為這個主題創(chuàng)建一個專用的信息通道，而不是舉辦一個面對面的會議。問一些你想要回答的相關(guān)問題，或者開始一場討論。要知道，觀看一個數(shù)字會議完全可以在沒有完全停止工作的情況下進(jìn)行。

其他的協(xié)作應(yīng)用，比如Trello，可以讓每個人都清楚地看到其他人在做什么，這樣就不需要經(jīng)常召開會議了。如果你想減少某類會議的次數(shù)，那就找一些可以將會議功能轉(zhuǎn)移到數(shù)字空間的軟件。

糟糕的會議正在吞噬全世界的公司收入，所以盡你所能控制辦公室的會議日程是很重要的。通過將會議視為企業(yè)的資產(chǎn)，你就可以充分利用企業(yè)日常最喜歡的消遣（低效）方式之一。

會議禮儀

會議前

在會議前的準(zhǔn)備工作中，我們需要注意以下這幾方面：

會議開始時間、持續(xù)時間會議地點(diǎn)確認(rèn)會議出席人會議議題接送服務(wù)、會議設(shè)備及資料、公司紀(jì)念品等時間，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進(jìn)行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。地點(diǎn)，是指會議在什么地點(diǎn)進(jìn)行，要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進(jìn)行。人物，以外部客戶參加的公司外部會議為例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經(jīng)請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。會議的議題，就是要討論哪些問題。會議物品的準(zhǔn)備，就是根據(jù)這次會議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點(diǎn)心等。

會議禮儀--會議中

在會議進(jìn)行當(dāng)中，我們需要注意以下這幾方面：

（1）會議主持人

主持會議要注意·介紹參會人員·控制會議進(jìn)程·避免跑題或議而不決·控制會議時間

（2）會議座次的安排

一般情況下，會議座次的安排分成兩類：方桌會議和圓桌會議。

一般情況下會議室中是長方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會議，方桌可以體現(xiàn)主次。

在方桌會議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領(lǐng)導(dǎo)，那么他一般坐在這個長方形的短邊的這邊，或者是比較靠里的位置。就是說以會議室的門為基準(zhǔn)點(diǎn)，在里側(cè)是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側(cè)來就坐，主人坐在會議桌的右邊，而客人坐在會議桌的左邊。

還有一種是為了盡量避免這種主次的安排，而以圓形桌為布局，就是圓桌會議。在圓桌會議中，則可以不用拘泥這么多的禮節(jié)，主要記住以門作為基準(zhǔn)點(diǎn)，比較靠里面的位置是比較主要的座位，就可以了。

會議禮儀--會議后

在會議完畢之后，我們應(yīng)該注意以下細(xì)節(jié)，才能夠體現(xiàn)出良好的商務(wù)禮儀。主要包括：

會談要形成文字結(jié)果，哪怕沒有文字結(jié)果，也要形成階段性的決議，落實(shí)到紙面上，還應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)相關(guān)事物的跟進(jìn)；

贈送公司的紀(jì)念品；

參觀，如參觀公司，或廠房等。

如果必要，合影留念。

如何像各大企業(yè)高管一樣的有效地管理時間

1.

方法倒不一定是少睡覺，而是把自己的作息區(qū)間整體往前調(diào)整。與常人相比，他們確實(shí)更早起。考慮到他們的年齡，成年人睡6個小時左右也很正常，并不算壓榨睡眠來奮斗。

大神喬布斯是6點(diǎn)起床，現(xiàn)任蘋果CEO庫克是5點(diǎn)出現(xiàn)在健身房，原來在Google工作現(xiàn)任美國在線(AOL)CEO Tim Armstrong 5點(diǎn)多起床，GE的CEO杰克韋爾奇的接班人伊梅爾特每天5點(diǎn)半起床，通用汽車CEO Mary Barra 6點(diǎn)會出現(xiàn)在辦公室，Twitter創(chuàng)始人杰克多西5點(diǎn)半起床，維珍集團(tuán)的老板理查德布蘭森5點(diǎn)45起床，迪士尼集團(tuán)CEO Bob Iger 4點(diǎn)半起床，星巴克 CEO舒爾茨6點(diǎn)前到辦公室。中國首富萬達(dá)集團(tuán)的老板王健林6點(diǎn)起床，有事要全球出差的時候甚至4點(diǎn)起床，趕私人飛機(jī)。

這些老板們也不容易，在我們看來他們太有毅力了，對自己這么狠，都近乎殘忍了。

2.

但我想，支撐他們做到這一點(diǎn)的是對事業(yè)的熱愛，以及對公司股東與員工的責(zé)任。再一點(diǎn)，其實(shí)只要開始養(yǎng)成習(xí)慣后面就好說了。

沒有正向的激勵是不可能這樣早起的。

對這些“晨型人”來說，早起有什么好處呢?

在早上，早起會有一段獨(dú)處的時間，可以用來處理公司郵件，或者跑步健身、冥想。晚上下班晚，睡覺又不過12點(diǎn)，健身的時間放在早上比較可行。這一段時間，別人都在睡夢中，做事不受打擾，沒有電話、沒有過來找你聊天的。像庫克這位獨(dú)身的朋友，連給家人做早飯都免了。

作為為股東、為員工負(fù)責(zé)的管理者，在大部分人起來之前早起讓自己有一個更好的工作狀態(tài)，更早地做一天工作安排，這有利于公司這臺機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

京東老板劉強(qiáng)東要求管理層們每天8點(diǎn)半開早會，無論他前一天工作到多晚，除了出差，第二天都要坐在那開早會。這樣一上班，重要決定就已經(jīng)做出來了，可以往下貫徹了。

老板和CEO們之所以喜歡早起，確實(shí)是因?yàn)樵缙饘ぷ饔泻锰?，讓他們一天更高效。而早起上班前的這段時間也是一天中的高效時段之一。

我們很少在早上給自己制造這樣一個時段。源自日本的“晨型人”這個新鮮的理念前幾年引入中國時，就受到了極大關(guān)注，但能做到的還是很少。

3.

這些精英們是挖掘出了自己的一個高效時段。他們骨子里是追求效率的人，效率是他們的價值觀，甚于鯊魚熱愛鮮血。

并不是說所有的公司老板都是“晨型人”，其他的人也有與之匹配的作息，也被認(rèn)為某稱程度上很高效。為此，公司整個決策和執(zhí)行也會圍繞管理者做出決定的節(jié)奏去進(jìn)行。

像互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)，相對來說整體的作息比較晚，也有少量晚睡晚起型的領(lǐng)導(dǎo)者。比如微信之父張小龍，我兩次采訪他都是安排在下午傍晚，上午他是在休息，而深夜他則用來思考科技產(chǎn)品。整個微信團(tuán)隊在誕生之初都是圍繞他的這個作息特點(diǎn)來工作，配備行軍床，中午午休，這樣小團(tuán)隊也能快速突擊，整體受外界事務(wù)性干擾減少。真是特立獨(dú)行的一個團(tuán)隊。

我們常人并不是要照搬這樣的習(xí)慣，早睡早起對很多人來說也很難，我們也沒有身處那樣的位置，感受不到他們所面對的內(nèi)心和外界環(huán)境要求，沒有那么多約束條件。

但找到自己的.高效時段，這是非常重要的事。

找到這樣的時段并不是與別人比，與那些精英們比，不意味著學(xué)習(xí)那樣的作息就一定能取得成功，而是要與過去的自己比，從自身上挖掘出潛力，做更多你想做的事情。

4.

這也是時間管理的要義之一，我們應(yīng)該找到自己的高效時段，來充分利用。尋找關(guān)乎今后很長時間的行為節(jié)奏。

高效時段應(yīng)該拿出來去做最重要的事情，這個匹配往往會被忽視。很多人要么是做了很多緊急的事，要么干脆就浪費(fèi)了，比如上班后第一時間看新聞，這對每個人來說并不一定是最重要的事。

一般來說，早上和上午在一天當(dāng)中，都是人體力和精力最充沛的時候。而到了晚上，累了一天了，自控力也會下降。所以，一般大的決策并不在晚上做出，因?yàn)槟悴恢滥鞘且驗(yàn)槟銊诶壑笞钥叵陆禌_動了還是真的可以那么決定。其實(shí)，睡一覺，如果晚上有讓人興奮的想法到早上仍然想去實(shí)現(xiàn)，那倒不失為一個好想法。經(jīng)過了一夜，頭腦冷靜下來還興奮的話，值得一試。

時間管理表面上看是對時間管理，其實(shí)時間是不理你的，它不像管理下屬那樣，你用你的意志可以讓他改變行為，時間就悶著頭自顧自地向前走，時間直屬于上帝來管理，管理時間其實(shí)是在不同時間刻度上，決定做什么，把做的事情往時間身上匹配，同時投入自己的精力資源。時間管理的背后是決策和精力管理。

人的精力，包括思考能力和自控力等，在每個時間刻度上都可能不同。從早到晚，隨著大腦的疲勞，能量的消耗，呈現(xiàn)出下降趨勢。所以，對付更重要、一般也更難的事情，就得全力以赴，好鋼用在刀刃上。

所以高效時段就有巨大的價值，無怪乎那些商界精英們早起，而且更早地早起，在別人早起之前早起，這就是他們的高效時段。

5.

每個人的高效時段是不同的，盡管有早上和上午這樣的自然規(guī)律下彼此差不多的時段，但還是會因人而異。

在找高效時段之前，我們需要記錄每天的時間去向，來尋找線索。

記錄每日時間去向一段時間之后，我們可以回過頭看看每天忙什么。事實(shí)上，這其中就有一些可供我們參考的數(shù)據(jù)。

經(jīng)常做重要的事，做難事的時段，不受打擾的時段可能就是你的高效時段。

有的人，上午會議更多，對發(fā)起會議的人希望有成果的人是有價值的，但是被動參與、覺得產(chǎn)出成果較少的人這上午會議時間就不是高效時段。

因此，在考慮內(nèi)部身心狀況之外，還要結(jié)合外部環(huán)境的要求，從中看看是否有規(guī)律可循。

有些程序員朋友白天忙于溝通，被逼無奈晚上加班來寫程序，因?yàn)槟菚趴赡苌俑蓴_。這也許是時間管理出了問題，也許是大環(huán)境就限制于此。

總之，我們是要結(jié)合時間去向的日志這個工具，來認(rèn)清自己的高效時段。人可能會過于自信憑主觀來回想，但實(shí)際上站在一周的末尾你去想，這一周是什么都想不起來的。

記錄時間去向吧。在找到高效時段的同時，還能挖出浪費(fèi)大量時間的時間黑洞。這是學(xué)習(xí)時間管理首要要做的一步。

做行政怎么組織一場高效會議？

會前

1、確定會議目的：是收集信息、輸出信息，還是討論問題、做出決策。

2、確定會議的人、事、地、時：

人：確定主持人、參會人、記錄人。

事：確定會議議程（事情先后順序及時間）

時：開始時間和結(jié)束時間>1h，中間一定要設(shè)休息。

地：在什么地方開會。

3、準(zhǔn)備會議材料：提前準(zhǔn)備好會議背景材料、發(fā)言稿、主持稿、會議PPT等，會議背景材料提前打印好擺在桌子上，調(diào)整好投影設(shè)備，試一下PPT。總有同學(xué)遇到不兼容的問題，辛辛苦苦做的PPT格式全亂了。

4、發(fā)布會議通知：會議通知需要至少提前一天發(fā)，每個部門都有每個部門的工作計劃，更何況助理經(jīng)常組織的是高管會。每個高管都有自己一大攤子事，比如原本人家準(zhǔn)備十點(diǎn)鐘自己部門開會的提前三天就安排好了，結(jié)果你一個消息就把別人的計劃全都打亂了，所有人都得跟著你調(diào)時間。

會議中

1、做好會議主持：有的助理也需要負(fù)責(zé)主持

Tips：一定要把握住每一次公開發(fā)言的機(jī)會，在職場，話語權(quán)籌于影響力。

2、控制會議走向：總有刁民想把會議方向帶跑，同志們要注意啊。

3、控制會議時間：如果前期的準(zhǔn)備做的非常好，我們按照計劃執(zhí)行就好了。萬達(dá)的會議就超級厲賽，說幾點(diǎn)開始就幾點(diǎn)開始，更厲害的是說幾點(diǎn)結(jié)束就能幾點(diǎn)結(jié)束。

4、維護(hù)會議秩序：經(jīng)常有人早退遲到、會上玩手機(jī)、隨意走動等類似這樣的事情，一定要制止，不然會不斷削弱你的影響力和威信。

5、做好會議紀(jì)要：會議紀(jì)要考驗(yàn)的是邏輯思維和抓重點(diǎn)的能力，不只是記錄會上每個人的發(fā)言，而是需要用金字塔原理來加工會議記錄，形成結(jié)論先行、論據(jù)充足、重點(diǎn)突出、條理清晰的會議紀(jì)要。清晰的會議紀(jì)要也能避免后期執(zhí)行的時候，有些人不承認(rèn)自己說過的話。

6、形成會議決議：記清楚下一步的計劃的負(fù)責(zé)人、時間節(jié)點(diǎn)、產(chǎn)出物，助理要規(guī)避的就是后期執(zhí)行的時候各部門扯皮，所以一定要記清楚，不要給別人留下鉆空子的機(jī)會。

會議后

1、整理會議室，恢復(fù)成原狀。

2、整理記錄的信息，形成會議記錄。

3、呈報領(lǐng)導(dǎo)，確定要跟進(jìn)的重要事項。

4、將會議材料立卷歸檔，以備查考。

5、跟進(jìn)落實(shí)會議結(jié)果，及時匯報領(lǐng)導(dǎo)。

管理的本質(zhì)就是如何開好會，以超強(qiáng)執(zhí)行力著稱的萬達(dá)業(yè)內(nèi)流傳，萬達(dá)開會，沒人敢睡。

【溫馨提示】關(guān)于高管會議如何安排時間，高管會議如何安排時間和內(nèi)容的介紹，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實(shí)時信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設(shè)備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。