本文目錄

1. 會務(wù)工作具體內(nèi)容
2. 會務(wù)工作包括哪些內(nèi)容
3. 秘書怎樣做好會務(wù)工作

會議準(zhǔn)備工作涵蓋了制定會議預(yù)案、準(zhǔn)備會議文件、發(fā)送會議通知、進(jìn)行會前檢查以及提供會議過程中的服務(wù)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。會務(wù)工作是圍繞會議的組織和執(zhí)行的一系列事務(wù)性工作。具體來說，會務(wù)工作包括以下幾個方面：

1.制定會議預(yù)案：確保會議目標(biāo)明確、議程合理、資源充分。

2.準(zhǔn)備會議文件：準(zhǔn)備會議所需的資料、報(bào)告、演示文稿等。

3.發(fā)送會議通知：及時通知與會人員會議的時間、地點(diǎn)、議程等信息。

4.會前檢查：確認(rèn)會議場地、設(shè)備、材料等準(zhǔn)備工作的完備性。

5.會議過程中的服務(wù)：包括接待與會者、協(xié)助會議記錄、處理臨時問題等。

6.會議結(jié)束后的善后工作：如整理會議紀(jì)要、反饋收集、場地清理等。

會務(wù)工作對于確保會議的順利進(jìn)行至關(guān)重要，它不僅關(guān)系到會議的效率和效果，也體現(xiàn)了主辦方的專業(yè)性和細(xì)致程度。因此，會務(wù)工作的質(zhì)量直接影響著會議的整體質(zhì)量和水平。

工作內(nèi)容：

1、安排嘉賓簽到、住宿和餐飲。

2、內(nèi)勤保衛(wèi)，保障會議安全及參觀、考察途經(jīng)地的交通安全。

3、制作會議通訊錄、準(zhǔn)備會議所需要的會議資料,會議用品、會議演講稿等相關(guān)物品。

4、辦理與會人員證件、參會期間的人身意外傷害保險(xiǎn)等。

5、安排和檢查會場及其音響設(shè)備、燈光系統(tǒng)、多媒體等項(xiàng)目，保障設(shè)備正常運(yùn)行。

6、協(xié)調(diào)解決嘉賓和與會人員在會議期間提出的各種要求和問題。

會務(wù)工作

是為會議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。第會議預(yù)案制定。會議預(yù)案即會議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會議的質(zhì)量。會議從籌備到善后，有一系列會議秘書工作(也叫會務(wù)工作)，會務(wù)工作做得好壞，是影響會議質(zhì)量和會議效果的重要因素。會務(wù)工作包括秘書工作和行政事務(wù)工作兩部分，重要會議還包括安全保衛(wèi)工作。

一、會務(wù)工作內(nèi)容

會務(wù)工作的繁簡，與會議的規(guī)定、內(nèi)容、級別有一定的關(guān)系。一般來說，會議越大，規(guī)格越高，會務(wù)工作的內(nèi)容也就越多，做好會務(wù)工作的難度也就越大。對于有些小型會議，僅僅發(fā)個通知，確定時間、地點(diǎn)，做個記錄就行，會務(wù)工作非常簡單。但對于領(lǐng)導(dǎo)層的某些決策會議，人數(shù)雖少，卻十分重要，必須做好精心準(zhǔn)備；大型和特大型會議，由于會務(wù)工作的內(nèi)容較為繁雜，需要由專門成立的會務(wù)組來組織、籌備。本文主要就一般的中型以上會議秘書人員怎樣做好會務(wù)工作加以闡述，從會前、會中、會后三個階段分別進(jìn)行論述。

(一)會前超前籌措，精心準(zhǔn)備。

1.了解掌握相關(guān)信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好會議議題的確定。議題或由領(lǐng)導(dǎo)提出，或由秘書人員收集，但必須把握住一個原則，就是一定要弄清領(lǐng)導(dǎo)開會的真正意圖，通過開會要解決什么問題，達(dá)到什么目的。對收集到的議題要不斷進(jìn)行篩選，反復(fù)送交領(lǐng)導(dǎo)審核，必要時還要準(zhǔn)備一些預(yù)備議題，以便見縫插針，同時盡可能避免把不成熟的議題帶到會議上去。

2.做好會議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算工作。包括占場費(fèi)、租金費(fèi)、用品費(fèi)、設(shè)備費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、資料費(fèi)、住宿費(fèi)、交通費(fèi)等預(yù)算。制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)本著勤儉辦會、節(jié)約辦會的原則，盡量降低會議的成本，另一方面也要有一定的彈性，注意留有余地。如果把一個只有幾十個人參加的工作會議預(yù)算經(jīng)費(fèi)支出為10萬元，那就是一次失敗的會議費(fèi)用預(yù)算。

3.做好會議議程、日程的制定。會議議程是對會議主要內(nèi)容所做的順序排列，應(yīng)當(dāng)簡明概略，切不可拖沓冗長。會議日程是會議議程在時間上的具體安排，一般采用表格式，將會議議程的各項(xiàng)分別固定在會議期間每天的上午、下午及晚上三個單元，使與會者一目了然，反之，就會讓與會者之間互相打聽，誰也沒有一個準(zhǔn)確的說法。

4.做好與會人員范圍的確定及會議通知的發(fā)送。注意何種規(guī)格檔次的會議由何種層次與何種身份的人參加。據(jù)我所知，現(xiàn)在社會上有些單位辦會，動不動請上一堆“名人”，根本不按會議的實(shí)際需要確定與會人員。這樣做，除了給會議的主辦單位與會議的組織者增加會務(wù)工作負(fù)擔(dān)外，什么作用也達(dá)不到。擬定與會人員名單，應(yīng)根據(jù)會議的實(shí)際需要，做到應(yīng)參加者不漏，不應(yīng)參加者不請，盡量避免以上情況的發(fā)生。在發(fā)送會議通知時，一定要注意其準(zhǔn)確性，把會議的時間、地點(diǎn)、對象及注意事項(xiàng)預(yù)先打在一張通知單上，按單通知至相關(guān)單位與個人，秘書同時需記錄下接收此會議通知的具體人員，確保信息傳遞到位。

5.做好會議文件的準(zhǔn)備。會議文件的準(zhǔn)備工作也是會前工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。包括兩方面內(nèi)容，一是會議文件尤其是會議的報(bào)告稿、領(lǐng)導(dǎo)人的講話稿等主旨文件指鍵的起草工作一定要提前做好準(zhǔn)備。為達(dá)到這一要求，秘書人員必須做到有快手備用，并能熬夜突擊。二是會議文件的印制及復(fù)制工作，復(fù)制的文件一定要做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，同時在復(fù)印前一天對復(fù)印設(shè)備的功能進(jìn)行確認(rèn)，避免越是緊急，越是有重要的文件需要印，機(jī)器越是出毛病的情況發(fā)生。

6.做好會場布置。主要包括會場的布置工作及會議用品的準(zhǔn)備工作。會場的布置，主席臺的設(shè)置，座次的安排以及為烘托渲染氣氛所做的裝飾都要依會議的性質(zhì)及鎮(zhèn)姿會議的要求而定。會場用品的準(zhǔn)備一般包括會議的必備用品(文具用品、桌椅、臺布、茶具及擴(kuò)音、照明、通訊設(shè)備)的準(zhǔn)備及會議的特殊用品的準(zhǔn)備。專業(yè)性的特殊的會議還需準(zhǔn)備特定的會場用品。如選舉會議所需的投票箱、選票，表彰會所需的獎品及領(lǐng)獎時的音樂；專業(yè)性會議所需的幻燈機(jī)、投影儀；談判性會議需準(zhǔn)備的簽字筆。這些必備用品及會議的特殊用品都要提前送到會場，且要一一檢查過確保好用，有效。

7.做好會議行政事務(wù)性準(zhǔn)備工作。主要包括做好與會人員的迎送、交通、食宿、后勤保障、醫(yī)療、參觀訪問、文化生活等安排，這些行政事務(wù)性工作要打好提前量，并一一細(xì)化，責(zé)任落實(shí)到人，每個人都把分內(nèi)的工作做好，會議的質(zhì)量就有了保證。

8.做好會議服務(wù)人員的培訓(xùn)工作。會務(wù)工作的成功與否與會議會務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量有直接的關(guān)系。訓(xùn)練有素的稱職的秘書服務(wù)人員應(yīng)做到儀表舉止端莊得體；用語禮貌謙和；態(tài)度熱情大方，善于辦事，恪盡職守。不難想象，一個沒有經(jīng)過訓(xùn)練、不分場合，把持無度，舉手投足依個性所為的會議服務(wù)人員，怎能把會議籌劃、組織、服務(wù)得到位?

以上所列的是會前準(zhǔn)備階段八個方面非常重要的工作，只有同時做好這八個方面的工作，會前工作的準(zhǔn)備才可稱之為充分，也只有做好這些，才能保證會議進(jìn)行階段及會后階段工作順利進(jìn)行。

(二)會中協(xié)調(diào)控制，做好管理保證。主要應(yīng)做好以下四方面的工作。

1.做好會議的報(bào)到、簽到工作。會議的簽到用品，會議簽到時發(fā)放的材料一定要準(zhǔn)備充足并提前送到會場，放到指定位置，擺設(shè)好，同時禮貌熱情地接待與會人員，并設(shè)專人引導(dǎo)與會人員做好簽到。

2.做好會議文件用品的發(fā)放及會場各種設(shè)備的操作工作。會議期間分發(fā)的文件主要是會前未發(fā)的文件及會中新產(chǎn)生的簡報(bào)類文件。把會議用品及會議所需文具準(zhǔn)備充足。秘書還要熟練使用操作會場內(nèi)的音響、燈光及通風(fēng)設(shè)備、必要的安全設(shè)施的操作，并能夠保證在設(shè)備發(fā)生故障時，第一時間到達(dá)，以確保會議的理想效果。同時隨時保證主席臺及會場人員茶水飲料的充足。

3.做好會議記錄工作。秘書人員在做好與會人員簽到、發(fā)放完會議材料后，要做好會議記錄，學(xué)過速記的可用速記，在做好用文字原始記錄的同時，最好用錄音筆或錄相設(shè)備做好實(shí)況記錄。一是便于會后紀(jì)要的整理，二也是為了存檔的需要。

4.做好會場外與會人員的食宿安排工作。盡管食宿安排工作在會前已安排就緒，但仍不免有一些與會者提出與會人員預(yù)料不到的要求及建議，作為會務(wù)工作的組織服務(wù)者，應(yīng)盡量考慮給以滿足與解決。

5.做好會場內(nèi)外的保衛(wèi)與保密工作。包括協(xié)助服務(wù)人員做好入場的驗(yàn)證監(jiān)票工作;會場秩序的維護(hù)工作：會場內(nèi)的安全保衛(wèi)工作;會議材料的保密工作。

會中階段秘書做好會務(wù)工作的關(guān)鍵在于協(xié)助與控制。

(三)會后及時總結(jié)與反饋。會議結(jié)束并不意味著會務(wù)工作的終結(jié)，還要做好會議重要文件的清退、會議資料的收集，會議紀(jì)要的整理及會后的反饋、立卷歸檔工作。會議結(jié)束后，根據(jù)保密原則，該收回的文件盡快收回，該匯總的要及時匯總。結(jié)合搜集的會議前前后后產(chǎn)生的有關(guān)文字、聲像材料全部進(jìn)行分類后進(jìn)行歸檔。會后反饋工作雖然是在會后進(jìn)行，但它卻是會議善后工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是整個會務(wù)工作的一個重要的組成部分，因?yàn)樗軌蛑苯臃从吵鰰h效果的好壞以及會議的主旨精神是否能夠落到實(shí)處。

綜上所述，盡管會務(wù)工作的會前、會中、會后階段的會務(wù)內(nèi)容各不相同，但它們之間是相互關(guān)聯(lián)、相輔相成的關(guān)系，一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，就要影響到下一環(huán)節(jié)甚至整個會議，只有對會務(wù)工作中的各個環(huán)節(jié)統(tǒng)一安排、統(tǒng)一部署，才能保證會議的高質(zhì)量、高效率及會議的圓滿成功。

二、會務(wù)工作技巧

要開會，就會有會前、會中、會后許許多多的會務(wù)工作要做。怎樣把這些工作以最短的時間，花費(fèi)最少的精力，取得最佳的效果，這就是會務(wù)工作的技巧。大體可分為以下幾個方面：

(一)明確目的及作用，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好開會前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

1.首先要知道有哪些會議，會議有何作用；其次，要了解會務(wù)工作的各項(xiàng)要求、任務(wù)、目的及指導(dǎo)思想和做法；對這些有了明白透徹的了解，有助于把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，與領(lǐng)導(dǎo)搞好配合。

2.在會前議題、議程及大會人員編組的問題上，決定權(quán)在領(lǐng)導(dǎo)，秘書人員只有建議的權(quán)利，一旦領(lǐng)導(dǎo)確定下來，秘書人員必須嚴(yán)格遵守。另外議題除極特殊情況外，應(yīng)提前兩天，重大會議應(yīng)提前10天通知與會人員。

3.在確定與會人員名單時應(yīng)注意該參加的一定要提及到。但也要考慮到列席人員不可過多，過多就會影響會議效果：在發(fā)放與會人員通知時，尤其應(yīng)注意對于擬調(diào)動但尚未調(diào)動人員的通知一定不要發(fā)錯，一定要附上會議通知回執(zhí)，以便安排與會人員食宿。

4.在布置會場時，應(yīng)本著什么性質(zhì)的會議就應(yīng)突出什么樣的氣氛的原則，不可千篇一律。在人員座位的安排上，有多少人參加的會議就擺多少椅子(可以稍多幾把)，因?yàn)閿[椅子過多，與會人員總會謙虛地往后坐，容易使會場顯得很分散，也不便于討論問題。

5.會場設(shè)施的安裝調(diào)試應(yīng)及早做準(zhǔn)備，會議用品也要提前送到會場并專人專職。

6.會議文件的準(zhǔn)備工作，要明確內(nèi)容與范圍，責(zé)任具體落實(shí)到人頭，還要有具體的時間限制，既要有迅速起草文件的秀才，也要有善于

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