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1.規(guī)范發(fā)文報(bào)批程序。市委各部門需以市委或市委辦公室名義發(fā)文的,須向市委報(bào)送正式請(qǐng)示,經(jīng)市委分管領(lǐng)導(dǎo)同意后,由市委辦公室與擬文部門聯(lián)系辦理。市直各單位需以市政府或市政府辦公室名義發(fā)文的,向市政府報(bào)送正式請(qǐng)示,經(jīng)市政府分管領(lǐng)導(dǎo)同意后,由市政府辦公室與擬文單位聯(lián)系辦理。需市委、市政府(或兩辦)名義聯(lián)合發(fā)文的,按隸屬關(guān)系向市委或市政府報(bào)送正式請(qǐng)示,由市委辦公室或市政府辦公室按程序辦理。除特殊情況外,部門不得向市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送代擬文稿。未經(jīng)市委辦公室或市政府辦公室辦理和審核的代擬文稿,市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)不予閱批,退市委辦公室或市政府辦公室按規(guī)定程序辦理。
2.嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量。市委、市政府發(fā)文要堅(jiān)持圍繞全市中心工作,有的放矢,注重實(shí)效,切實(shí)解決實(shí)際問題。可發(fā)可不發(fā)的文件,堅(jiān)決不發(fā)。凡法律、法規(guī)和規(guī)章已有明確規(guī)定的,不再發(fā)文;中央、省級(jí)文件、電報(bào)已發(fā)至縣團(tuán)級(jí),或已公開發(fā)表、要求具體明確的,市里一般不再轉(zhuǎn)發(fā)或另發(fā)貫徹意見;凡能通過電話、傳真、政務(wù)網(wǎng)解決問題的,不再印發(fā)文件。市委、市政府文件原則上不在各種會(huì)議上發(fā)放。
3.嚴(yán)格控制發(fā)文規(guī)格。凡貫徹黨中央、國(guó)務(wù)院和省委、省政府文件精神需要發(fā)文的,發(fā)文規(guī)格原則上與中央、省下發(fā)的文件相對(duì)應(yīng),一般只重點(diǎn)寫明具體貫徹措施,不重復(fù)上級(jí)文件的內(nèi)容和要求。凡可以市委辦公室、市政府辦公室(或兩辦聯(lián)合)名義發(fā)文的,不以市委、市政府(或市委、市政府聯(lián)合)名義發(fā)文。凡屬部門職責(zé)范圍內(nèi)的工作,由部門發(fā)文,一般不再由市委、市政府批轉(zhuǎn)或由市委辦公室、市政府辦公室轉(zhuǎn)發(fā)。凡屬政府職權(quán)范圍內(nèi)的工作,不以黨政聯(lián)合行文。部門發(fā)文內(nèi)容涉及下級(jí)黨委、政府的,報(bào)經(jīng)市委、市政府分管負(fù)責(zé)同志同意后,可在部門發(fā)文中注明“經(jīng)市委、市政府負(fù)責(zé)同志同意”。各種領(lǐng)導(dǎo)小組、委員會(huì)等非常設(shè)機(jī)構(gòu)在其職責(zé)范圍內(nèi)作出的工作部署,應(yīng)自行發(fā)文。
4.提高擬制公文質(zhì)量。倡導(dǎo)清新簡(jiǎn)練的文風(fēng),加強(qiáng)文件的針對(duì)性、指導(dǎo)性和可操作性,盡量減少關(guān)于重要性或意義的一般性論述,做到意盡文止、條理清楚、文字精煉。普發(fā)類文件一般不超過3000字。市委《余辦通報(bào)》一般只摘要刊登市委書記、副書記及常委在全市綜合性重要會(huì)議上的講話,市政府“余府閱字”文件一般只摘要刊登市長(zhǎng)、副市長(zhǎng)在市政府重要工作會(huì)議上的講話,原則上均不超過4000字。領(lǐng)導(dǎo)同志的講話一般不稱“重要講話”。凡領(lǐng)導(dǎo)同志講話的主要內(nèi)容已見報(bào),或已印發(fā)會(huì)議材料的,不另行發(fā)文。
5、加快電子政務(wù)建設(shè)。整合辦公自動(dòng)化資源,創(chuàng)新公文處理方式,積極推進(jìn)電子黨務(wù)和電子政務(wù)建設(shè),加快建設(shè)全市黨政機(jī)關(guān)電子公文傳輸系統(tǒng),逐步擴(kuò)大電子公文使用范圍,減少紙質(zhì)公文數(shù)量。
6.壓縮各類簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)刊。認(rèn)真清理各類簡(jiǎn)報(bào)和內(nèi)部刊物,凡未經(jīng)市委辦公室、市政府辦公室同意,不得向市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)直接報(bào)送簡(jiǎn)報(bào)和內(nèi)部刊物。未經(jīng)批準(zhǔn)的由市委辦公室、市政府辦公室予以退回。
二、從嚴(yán)控制各類會(huì)議,著力轉(zhuǎn)變會(huì)風(fēng)
7.嚴(yán)格會(huì)議審批程序。部門以市委(市政府)名義召開的全市性工作會(huì)議,必須在召開前10天內(nèi)與市委辦公室會(huì)議科(市政府辦公室秘書一科)聯(lián)系辦理,報(bào)市委(市政府)分管負(fù)責(zé)同志審批,由市委辦公室(市政府辦公室)行文通知。部門以市委、市政府聯(lián)合名義召開的全市性工作會(huì)議,由承辦單位與市委辦公室會(huì)議科聯(lián)系辦理。未經(jīng)市委辦公室、市政府辦公室審核辦理,直接邀請(qǐng)市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議的,市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)不予批準(zhǔn),退市委辦公室、市政府辦公室按規(guī)定程序辦理。
8.減少各類會(huì)議數(shù)量。凡可通過電話通知等方式解決問題的,一律不開會(huì)。可由部門開的會(huì)議,不以市委、市政府名義開;可合并開的會(huì)議不單獨(dú)開;可一次性開的會(huì)議不層層開。對(duì)于省、市已經(jīng)發(fā)文部署的工作,原則上不再以市委、市政府名義召開會(huì)議進(jìn)行部署。對(duì)黨中央、國(guó)務(wù)院和省委、省政府召開的電視電話會(huì)議,需要以會(huì)議形式進(jìn)一步貫徹落實(shí)的,盡量在會(huì)后直接進(jìn)行安排部署,市里不再重復(fù)召開貫徹落實(shí)工作會(huì)議。部門召開的全市性工作會(huì)議每年不超過1次;確需增加的,應(yīng)向市委、市政府報(bào)送專題請(qǐng)示。
9.嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間。除市黨代會(huì)、市委全委會(huì)、市委常委(擴(kuò)大)會(huì)議、市政府全體會(huì)議、市政府常務(wù)(擴(kuò)大)會(huì)議等重要會(huì)議外,以市委或市委、市政府名義召開的大型綜合性會(huì)議,一般不超過半天,最長(zhǎng)不超過1天。全市性專項(xiàng)工作會(huì)議會(huì)期一般控制在半天以內(nèi)。同一個(gè)會(huì)議一般只安排1名領(lǐng)導(dǎo)作主體講話,時(shí)間控制在90分鐘以內(nèi),其他領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)間控制在40分鐘以內(nèi);安排大會(huì)典型發(fā)言不超過5名,每人發(fā)言時(shí)間控制在8分鐘以內(nèi)。
10.嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)格。除綜合性大會(huì)和有關(guān)重要會(huì)議外,一般不安排市四套班子領(lǐng)導(dǎo)集體出席,與會(huì)議內(nèi)容無(wú)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)不陪會(huì)。部門召開的會(huì)議原則上只安排分管市領(lǐng)導(dǎo)出席,其他領(lǐng)導(dǎo)同志不陪會(huì)。凡省里由部門召開的會(huì)議,市里不得升格為市委、市政府的會(huì)議。未經(jīng)市委、市政府主要負(fù)責(zé)同志批準(zhǔn),部門召開的會(huì)議不得要求各縣(區(qū))黨政主要負(fù)責(zé)同志參加。
11.嚴(yán)肅整頓會(huì)風(fēng)會(huì)紀(jì)。經(jīng)批準(zhǔn)召開的全市大中型會(huì)議,各地、各部門必須按要求指派人員參會(huì),不得代會(huì)。因特殊情況不能出席的,須書面報(bào)送市委辦公室或市政府辦公室,呈相關(guān)市領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。與會(huì)人員不得缺席、遲到、早退,應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)安靜。市委辦公室、市政府辦公室要將會(huì)議情況及時(shí)印發(fā)督查專報(bào)予以通報(bào)。除會(huì)議統(tǒng)一發(fā)放的文件、材料外,不得再發(fā)放各種參考材料、宣傳材料、畫冊(cè)郵冊(cè)及其他紀(jì)念品等。
三、規(guī)范領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng),深入整頓作風(fēng)
12.精簡(jiǎn)公務(wù)事務(wù)活動(dòng)。市領(lǐng)導(dǎo)同志公務(wù)活動(dòng)均由所在機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)安排,未經(jīng)同意,各部門不得安排或直接邀請(qǐng)市領(lǐng)導(dǎo)同志參加活動(dòng)。市四套班子領(lǐng)導(dǎo)集體出席的活動(dòng)由市委辦公室統(tǒng)籌安排。各種開業(yè)剪彩、奠基、頒獎(jiǎng)活動(dòng)等,原則上市委、市政府不具名祝賀,市領(lǐng)導(dǎo)不出席。確需市領(lǐng)導(dǎo)參加的,根據(jù)分工,請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)出席。春節(jié)期間,黨政機(jī)關(guān)之間不組織相互拜年、走訪等活動(dòng)。
13.規(guī)范領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)。市領(lǐng)導(dǎo)到基層調(diào)查研究、檢查工作要輕車簡(jiǎn)從。嚴(yán)格控制陪同人員,由縣(區(qū))或部門對(duì)口的領(lǐng)導(dǎo)陪同,原則上不超過3人。市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)日常公務(wù)活動(dòng),包括到基層指導(dǎo)工作、調(diào)查研究、現(xiàn)場(chǎng)辦公等,原則上不作單獨(dú)宣傳報(bào)道,可結(jié)合各時(shí)期中心工作進(jìn)行綜述式報(bào)道。市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)陪同上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或外市黨政代表團(tuán)視察、考察活動(dòng)以及節(jié)日期間慰問活動(dòng)等,一般只作綜合報(bào)道。
14.減少各類檢查活動(dòng)。未經(jīng)市委常委會(huì)議或市委書記辦公會(huì)議、市政府常務(wù)會(huì)議批準(zhǔn),一律不得以市委、市政府名義組織督查、檢查、考評(píng)和表彰活動(dòng)。以部門名義組織的全市性督查、檢查、考評(píng)和表彰活動(dòng),須經(jīng)市委辦公室、市政府辦公室協(xié)調(diào)并報(bào)分管負(fù)責(zé)同志批準(zhǔn)。
各地、各部門要充分認(rèn)識(shí)進(jìn)一步精簡(jiǎn)文件、會(huì)議和領(lǐng)導(dǎo)同志公務(wù)活動(dòng)的重要性,嚴(yán)格執(zhí)行本規(guī)定,并結(jié)合實(shí)際,積極探索精簡(jiǎn)文件、會(huì)議和領(lǐng)導(dǎo)同志公務(wù)活動(dòng)的新路子。各級(jí)黨政主要負(fù)責(zé)同志要切實(shí)改進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)方式和工作方法,以身作則,率先垂范,遵守各項(xiàng)制度和規(guī)定。市委辦公室、市政府辦公室將對(duì)本規(guī)定執(zhí)行情況進(jìn)行督促檢查。
關(guān)于切實(shí)精簡(jiǎn)會(huì)議、壓減文件簡(jiǎn)報(bào)的若干規(guī)定
為認(rèn)真貫徹落實(shí)中央八項(xiàng)規(guī)定、省市縣十條規(guī)定,提高行政機(jī)關(guān)工作效能,根據(jù)中央和省市關(guān)于精簡(jiǎn)會(huì)議、文件和簡(jiǎn)報(bào)的相關(guān)規(guī)定,結(jié)合工作實(shí)際,特作如下規(guī)定:
一、認(rèn)真落實(shí)會(huì)議審批制度。召開的各類會(huì)議要嚴(yán)格按程序報(bào)批,未列入會(huì)議計(jì)劃、未履行審批程序的會(huì)議,一律不得召開。
二、堅(jiān)決控制會(huì)議數(shù)量。縣委、縣政府已經(jīng)發(fā)文部署的工作,原則上不再召開會(huì)議進(jìn)行部署,全縣性會(huì)議原則上每季度不超過2次,每周3天為無(wú)會(huì)日。各部門、各單位召開的研究部署全局性問題的工作會(huì)議,原則上每年不超過1次。無(wú)具體任務(wù)的會(huì)議一律不開,能合并召開或套開的會(huì)議一律合并召開或套開,能采用電視和網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議形式一次性傳達(dá)、部署到基層的,不集中或?qū)訉诱匍_大會(huì);中央或省市召開的電視電話會(huì)議,原則上在縣上分會(huì)場(chǎng)對(duì)貫徹會(huì)議精神做出安排,不再另行開會(huì)。
三、嚴(yán)格控制參會(huì)范圍。四大班子聯(lián)席會(huì)參會(huì)人員為四大班子全體縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo),列席會(huì)議人員根據(jù)會(huì)議議題確定。縣委常委會(huì)參會(huì)人員為縣委常委,固定列席會(huì)議人員為縣人大黨組書記、縣政協(xié)黨組書記、縣委辦公室主任,在研究討論縣政府黨組的議題或重大工作時(shí),縣政府分管副縣長(zhǎng)可列席會(huì)議,其他列席人員根據(jù)會(huì)議議題確定。縣委中心組學(xué)習(xí)會(huì)參會(huì)人員為四大班子全體縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、法檢兩長(zhǎng)、公安局長(zhǎng)、高配鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政主要領(lǐng)導(dǎo),列席會(huì)議人員根據(jù)學(xué)習(xí)需要確定。縣政府常務(wù)會(huì)參會(huì)人員為縣長(zhǎng)、副縣長(zhǎng)、縣政府辦公室主任,固定列席人員為縣政協(xié)副主席、不是縣委常委的武裝部長(zhǎng)(政委)、監(jiān)察局長(zhǎng)、財(cái)政局長(zhǎng)、人社局長(zhǎng)及有關(guān)規(guī)定必須參加會(huì)議的人員,其他列席人員根據(jù)會(huì)議議題確定。各類會(huì)議參會(huì)人員必須按照相關(guān)規(guī)定確定,一般不得隨意擴(kuò)大參會(huì)范圍。
四、嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模。部門和非常設(shè)性議事機(jī)構(gòu)(領(lǐng)導(dǎo)小組、聯(lián)席會(huì)議等)不以縣委、縣政府名義召開工作性會(huì)議;縣委、縣政府召開的專業(yè)性會(huì)議,原則上只安排分管領(lǐng)導(dǎo)出席;部門召開的專業(yè)性會(huì)議,縣上領(lǐng)導(dǎo)一般不出席;要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政主要領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議,需報(bào)縣委、縣政府主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。縣委辦公室、縣政府辦公室不得為部門代發(fā)會(huì)議通知。
五、大力壓縮會(huì)議時(shí)間。要開短會(huì)、講短話、講實(shí)話,力戒空話、套話,縣委、縣政府召開的大會(huì),原則上同一內(nèi)容只安排一位領(lǐng)導(dǎo)同志講話,會(huì)議時(shí)間原則上不超過90分鐘(黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)等一類會(huì)議和學(xué)習(xí)培訓(xùn)除外)。部門召開的全縣性會(huì)議,會(huì)期一般不超過半天,參會(huì)人員一般不超過100人,一般不得要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政主要負(fù)責(zé)同志參加。
六、嚴(yán)格控制文件數(shù)量。凡國(guó)家法律法規(guī)已作出明確規(guī)定的、中央和省市已有明確要求的,現(xiàn)行文件規(guī)定仍然適用的,一律不再發(fā)文;內(nèi)容與已發(fā)文件重復(fù)、沒有新的內(nèi)容、操作性不強(qiáng)的,不再發(fā)文;可發(fā)可不發(fā)的文件,一律不發(fā)。對(duì)中央、省、市、縣公開發(fā)布的文件,沒有要求各部門、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)提出貫徹意見的,原則上不再轉(zhuǎn)發(fā)或另發(fā)對(duì)應(yīng)文件。縣委、政府領(lǐng)導(dǎo)同志在各種會(huì)議上的講話原則上不再印發(fā)。縣級(jí)議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)年度工作要點(diǎn)和一般性工作會(huì)議紀(jì)要、辦理具體工作事務(wù)的文件,縣委辦公室、縣政府辦公室原則上不再轉(zhuǎn)發(fā)。
七、嚴(yán)格控制發(fā)文規(guī)格。能以縣委辦公室或縣政府辦公室名義印發(fā)的文件,不以縣委、縣政府的名義印發(fā);由部門發(fā)文或幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文能夠解決的,縣委、縣政府(含縣委辦公室、縣政府辦公室)不再轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)。
八、嚴(yán)格規(guī)范文件制發(fā)。縣委辦公室、縣政府辦公室經(jīng)縣委、縣政府授權(quán),可以向下級(jí)黨委、政府行文,其他部門和單位在職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)相關(guān)部門行文,但不得向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級(jí)黨委政府提出指令性要求,不得要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府報(bào)文。
九、嚴(yán)格規(guī)范文件報(bào)送。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣屬各部門不得多頭報(bào)文,屬于黨委(黨組)職權(quán)范圍內(nèi)的工作,以黨委(黨組)名義報(bào)縣委;屬于政府職權(quán)范圍內(nèi)的工作,以政府或部門名義報(bào)縣政府;屬于黨委和政府職能部門職權(quán)范圍內(nèi)的工作,直接報(bào)送上級(jí)主管部門。各部門報(bào)送縣委、縣政府的文件、簡(jiǎn)報(bào),不符合行文規(guī)則、格式不規(guī)范的文件,縣委辦公室、縣政府辦公室一律不予受理。報(bào)送上級(jí)部門的文件要嚴(yán)格履行領(lǐng)導(dǎo)審簽程序,未經(jīng)審簽的'文件一律不得上報(bào)。
十、嚴(yán)格控制文件數(shù)量。通過媒體公開發(fā)布的文件,除印少量存檔外,不再印發(fā)。非常設(shè)機(jī)構(gòu)成員因工作或職務(wù)變動(dòng)不再擔(dān)任成員的,由成員單位接任工作人員替補(bǔ),不再另行發(fā)文。可用函件、電報(bào)等形式的,不發(fā)正式文件。
十一、嚴(yán)格規(guī)范文件處理。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣屬各部門報(bào)縣委、縣政府的報(bào)告、請(qǐng)示等上行文,統(tǒng)一由縣委辦公室、縣政府辦公室按程序辦理,無(wú)特殊情況不得越級(jí)請(qǐng)示問題,不得以單位名義向領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人直接呈送文件(縣委、縣政府主要領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦的事項(xiàng)除外)。在確保符合保密管理要求的前提下,可采用電話、傳真等方式呈領(lǐng)導(dǎo)審批文件;緊急件可同時(shí)分送領(lǐng)導(dǎo)審批。
十二、嚴(yán)格控制公文篇幅。請(qǐng)示類的不超過1500字;報(bào)告類的,專題報(bào)告不超過3000字,總結(jié)報(bào)告不超過5000字,調(diào)研報(bào)告不超過4000字,超過4000字以上的應(yīng)有內(nèi)容摘要;意見不超過3500字,簡(jiǎn)報(bào)不超過1500字。
十三、嚴(yán)格控制簡(jiǎn)報(bào)數(shù)量。各部門報(bào)縣委、縣政府的簡(jiǎn)報(bào)原則上只保留1種。緊急信息類簡(jiǎn)報(bào),嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限要求,在第一時(shí)間報(bào)送。各部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和下屬單位的簡(jiǎn)報(bào),一律不報(bào)送縣委辦公室、縣政府辦公室;各部門的專項(xiàng)簡(jiǎn)報(bào),除分管領(lǐng)導(dǎo)外,一般不向縣委、縣政府其他領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。
十四、加強(qiáng)監(jiān)督檢查。縣委辦公室、縣政府辦公室將定期對(duì)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、各部門會(huì)議精簡(jiǎn)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,對(duì)文件簡(jiǎn)報(bào)把關(guān)不嚴(yán)、數(shù)量反彈、違反程序的,要及時(shí)進(jìn)行通報(bào),責(zé)令整改。財(cái)政、審計(jì)部門要加大監(jiān)督檢查力度,嚴(yán)格審核會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出。
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一套完整的會(huì)議流程需要依托會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后這三部分進(jìn)行有規(guī)劃的展開,并在最短的時(shí)間內(nèi)達(dá)到會(huì)議目的,這樣才算是一個(gè)高效成功的會(huì)議。反之如果是一套冗長(zhǎng)低效的會(huì)議則不僅會(huì)浪費(fèi)大家很多時(shí)間,還會(huì)耗費(fèi)會(huì)議組織者的大量精力,以下五個(gè)步驟可以作為一套高效的會(huì)議流程的參考:
會(huì)前確認(rèn)會(huì)議目的
有時(shí)候會(huì)議是由我們自己組織發(fā)起的,有時(shí)候是由領(lǐng)導(dǎo)交辦的。無(wú)論哪種情況,在我們組織的會(huì)議之前,需要問一個(gè)問題:為什么需要開會(huì)?也就是在組織會(huì)議前明確會(huì)議的目標(biāo):需達(dá)到什么效果,解決什么問題。如果會(huì)議目標(biāo)不明確就會(huì)導(dǎo)致會(huì)議過程沒有方向,從而讓會(huì)議變成沒有主題的無(wú)效溝通。
會(huì)前做好會(huì)議籌備
會(huì)議開始之前可能只是一個(gè)人的投入,會(huì)議一旦開始就會(huì)是一群人參與其中,因此我們需要進(jìn)行周密的會(huì)議籌備工作。在會(huì)議開始之前需要準(zhǔn)備的工作內(nèi)容如下:
1.明確會(huì)議主題
2.會(huì)議實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)或產(chǎn)生的結(jié)果
3.參會(huì)者都有誰(shuí)
4.會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)
5.會(huì)議將持續(xù)多長(zhǎng)時(shí)間
6.會(huì)議控制人員:支持人、決策者、記錄員
7.每個(gè)與會(huì)者在這個(gè)會(huì)議中分別承擔(dān)什么任務(wù)
8.會(huì)議所要討論的每個(gè)議題
9.籌備階段所需的材料
10.確認(rèn)會(huì)議需要的場(chǎng)所和工具滿足會(huì)議要求
會(huì)前明確會(huì)議通知
接下來,我們需要給相關(guān)參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知。會(huì)議通知主要包括如下內(nèi)容:
1.會(huì)議主題
2.會(huì)議實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)或產(chǎn)生的結(jié)果
3.參會(huì)者都有誰(shuí)
4.會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)
5.會(huì)議將持續(xù)多長(zhǎng)時(shí)間
6.與會(huì)者在這個(gè)會(huì)議中分別承擔(dān)什么任務(wù)
發(fā)送會(huì)議通知最好使用公司內(nèi)部的辦公系統(tǒng)或者是公司郵箱,或者使用QQ、微信、釘釘?shù)燃磿r(shí)通訊工具。發(fā)送會(huì)議通知后一定要確認(rèn)參會(huì)者都收到會(huì)議通知。對(duì)于特別重要的參會(huì)人員,可以在會(huì)議通知發(fā)送之后,再通過電話進(jìn)行會(huì)議送到確認(rèn)。
會(huì)中做好主持和控制
會(huì)議開始之后,會(huì)議主持人可以根據(jù)如下的會(huì)議過程主持會(huì)議:
1.宣布會(huì)議的主題和目的
2.根據(jù)會(huì)議議程提出議題,然后征求與會(huì)者的意見
3.給予每個(gè)人闡述觀點(diǎn)的機(jī)會(huì)
4.針對(duì)爭(zhēng)論的問題展開全面的討論,以便把會(huì)議引向深入
5.針對(duì)不同見解加以概況澄清,分析造成分歧的因素,以便達(dá)成共識(shí)或做出決策
6.偏離議題或糾纏于不必要細(xì)節(jié)時(shí),及時(shí)引導(dǎo)回會(huì)議主題
7.遵守預(yù)定時(shí)間,不要拖延
8.會(huì)議結(jié)束時(shí),對(duì)已取得結(jié)果進(jìn)行概況
9.將有必要進(jìn)一步討論的問題納入下次會(huì)議,確定下次會(huì)議議題和時(shí)間。
以上會(huì)議過程可以根據(jù)實(shí)際的需要進(jìn)行刪減。
在會(huì)議過程中,會(huì)議主持人人需要控制好會(huì)議節(jié)奏,會(huì)議決策者需要及時(shí)對(duì)爭(zhēng)論問題給出結(jié)論。同時(shí)為了讓會(huì)議變得更有效率,我們需要提醒與會(huì)人員發(fā)言盡量精簡(jiǎn),必要的時(shí)候可以放一個(gè)鬧鐘來輔助控制會(huì)議節(jié)奏和發(fā)言時(shí)間。
會(huì)后做好記錄和跟蹤
會(huì)議結(jié)束之后并不就代表著會(huì)議工作的結(jié)束,反而是會(huì)議進(jìn)入到更重要的階段:會(huì)議精神落實(shí)和執(zhí)行階段。具體工作如下:
1.整理會(huì)議紀(jì)要
會(huì)議結(jié)束之后,最需要做的就是整理一份會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要的重點(diǎn)不是對(duì)會(huì)議過程和與會(huì)人員發(fā)言的記錄,而是要明確會(huì)議成果及后續(xù)安排。
一般公司的會(huì)議紀(jì)要都由記錄員來編寫,不過我個(gè)人建議由會(huì)議的組織者來編寫,會(huì)議組織者更加理解會(huì)議目的,也需要對(duì)會(huì)議結(jié)果負(fù)責(zé)。
2.發(fā)布會(huì)議紀(jì)要
會(huì)議紀(jì)要完成之后需要將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給相關(guān)人員,發(fā)送會(huì)議可以通過公司的辦公系統(tǒng)或者公司郵箱發(fā)送。與發(fā)送會(huì)議通知一樣,需要相關(guān)人員確認(rèn)收到會(huì)議紀(jì)要。
散發(fā)會(huì)議紀(jì)要的重點(diǎn)是讓相關(guān)人員確認(rèn)會(huì)議成果和后續(xù)安排,因此在發(fā)布會(huì)議紀(jì)要時(shí)需要告知相關(guān)人員,對(duì)會(huì)議紀(jì)要有異議,需要在約定時(shí)間內(nèi)提出,否則視為其對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容默認(rèn)。
3.監(jiān)督會(huì)后執(zhí)行
會(huì)議紀(jì)要確認(rèn)會(huì)議成果和安排之后,會(huì)議組織者就需要跟蹤會(huì)議成果的落實(shí)情況。如果會(huì)議成果是制定了規(guī)章制度和工作方法,那么可以安排時(shí)間檢查落實(shí)情況即可。如果類似項(xiàng)目工作安排會(huì)議,會(huì)議成果是制定了項(xiàng)目工作安排,那么就需要在會(huì)議結(jié)束之后制定工作計(jì)劃并跟蹤計(jì)劃完成情況。
【溫馨提示】關(guān)于精簡(jiǎn)會(huì)議制度,精簡(jiǎn)會(huì)議制度內(nèi)容的介紹,部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò),僅供參考,請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供:青島會(huì)議設(shè)備,青島會(huì)議接送,青島會(huì)議住宿,青島會(huì)議場(chǎng)地,青島會(huì)議模特,青島會(huì)議公司策劃,青島會(huì)議接待服務(wù)等。
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