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會(huì)務(wù)工作是為會(huì)議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個(gè)方面。第一，會(huì)議預(yù)案制定。會(huì)議預(yù)案即會(huì)議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會(huì)議的質(zhì)量。
會(huì)議預(yù)案包括：會(huì)名、會(huì)期、會(huì)場(chǎng)、與會(huì)者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會(huì)議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議議程，如有選舉、發(fā)獎(jiǎng)、攝影、錄像等項(xiàng)，也應(yīng)列入預(yù)案。
第二，準(zhǔn)備會(huì)議文件。會(huì)議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會(huì)前分發(fā)或會(huì)上分發(fā))。
第三，會(huì)議通知。會(huì)議通知的擬議與分發(fā)必須及時(shí)。重要會(huì)議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實(shí)，以了解對(duì)方能否如期出席會(huì)議。
第四，會(huì)前檢查。這包括對(duì)預(yù)案執(zhí)行情況的匯報(bào)檢查和現(xiàn)場(chǎng)檢查的兩種方式。匯報(bào)檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會(huì)議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)全面的準(zhǔn)備情況及存在的問(wèn)題，重點(diǎn)是會(huì)議文件材料。現(xiàn)場(chǎng)檢查重點(diǎn)在于會(huì)場(chǎng)的布置和安全保衛(wèi)工作。
第五，會(huì)議進(jìn)行時(shí)的具體服務(wù)。包括會(huì)間制度，如簽到制度、候會(huì)制度、會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào)的編寫(xiě)與印發(fā)等。大型集會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專(zhuān)項(xiàng)列出，還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。
第六，會(huì)議結(jié)束時(shí)的會(huì)務(wù)工作，包括對(duì)會(huì)議內(nèi)容的總結(jié)，會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)與分發(fā)，會(huì)議新聞報(bào)道或舉行新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)等，會(huì)務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會(huì)、財(cái)務(wù)結(jié)算、物資清退等各項(xiàng)善后工作。
會(huì)議有規(guī)模大小和時(shí)間長(zhǎng)短之分。會(huì)議的規(guī)?？梢詮膸兹说綆兹f(wàn)人不等，時(shí)間也是可長(zhǎng)可短，類(lèi)型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會(huì)議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會(huì)議工作內(nèi)容和流程分成三個(gè)階段：會(huì)前準(zhǔn)備階段，會(huì)議實(shí)施階段和評(píng)估總結(jié)階段。
會(huì)前準(zhǔn)備：
會(huì)前準(zhǔn)備就是對(duì)會(huì)議的事前計(jì)劃，他是為達(dá)到會(huì)議的目標(biāo)而對(duì)各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會(huì)前計(jì)劃一般包括以下內(nèi)容：會(huì)議策劃，會(huì)議選址，制定營(yíng)銷(xiāo)方案和預(yù)算制定。
會(huì)議策劃：
（1）策劃委員會(huì)：策劃委員會(huì)是一個(gè)對(duì)會(huì)議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。
制定目標(biāo)：一個(gè)具體的目標(biāo)并且文字形式落實(shí)在書(shū)面上。
確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。
具體運(yùn)作：實(shí)地場(chǎng)景考察，設(shè)計(jì)評(píng)估，工作記錄記錄下來(lái)以備后期參考。
（2）策劃方案：會(huì)議策劃的內(nèi)容主要包括：
邀請(qǐng)誰(shuí)？實(shí)際有多少人出席？
有效的會(huì)議需要充分的時(shí)間，必須考慮節(jié)假日等。
會(huì)議在哪里舉行。
會(huì)議的明確的目標(biāo)。
會(huì)議的具體形式，包括會(huì)議的開(kāi)幕式閉幕式等，具體的會(huì)議內(nèi)容。
2.會(huì)議選址：
（1）會(huì)議地點(diǎn)類(lèi)型：
酒店：一些中小型會(huì)議多選擇酒店進(jìn)行。
會(huì)議中心：會(huì)議中心是為大型會(huì)議而專(zhuān)門(mén)設(shè)計(jì)的，一般不設(shè)置客房和娛樂(lè)區(qū)。
大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專(zhuān)門(mén)的學(xué)術(shù)報(bào)告廳，有些也是對(duì)社會(huì)開(kāi)放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會(huì)議設(shè)施。
療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會(huì)議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開(kāi)會(huì)。
（2）會(huì)議的地點(diǎn)選擇
會(huì)議的地點(diǎn)選擇一般要從以下的幾個(gè)方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會(huì)議的歷史
3.住宿的條件
4.地點(diǎn)的收費(fèi)狀況
5.地點(diǎn)的安全因素
5.地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施是否全面
6.附近的景點(diǎn)，是否能互惠合作等。
（3）制定營(yíng)銷(xiāo)方案等
市場(chǎng)的宣傳對(duì)于一個(gè)會(huì)議的成敗至關(guān)
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
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（4）預(yù)算制定
控制會(huì)議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個(gè)會(huì)議，預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會(huì)議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費(fèi)用。費(fèi)用包括兩類(lèi)，暨固定費(fèi)用和可變化費(fèi)用，無(wú)論預(yù)算多么準(zhǔn)確，都會(huì)有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費(fèi)用。
會(huì)議實(shí)施
實(shí)施會(huì)議方案時(shí)，其工作內(nèi)容包括：參會(huì)人員的登記注冊(cè)，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場(chǎng)地，必要時(shí)解決糾紛等。
會(huì)議實(shí)施一般包括以下幾點(diǎn)步驟
1.編制會(huì)場(chǎng)手冊(cè)。
2.設(shè)置信息中心（提供實(shí)時(shí)服務(wù)）
3.建立指導(dǎo)委員會(huì)（負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)的指導(dǎo)工作進(jìn)行）
三、總結(jié)和評(píng)估
會(huì)議的總結(jié)與評(píng)估（會(huì)議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對(duì)其進(jìn)行評(píng)估工作），一般分為3個(gè)部分
1.從籌備到會(huì)議結(jié)束的各項(xiàng)工作總結(jié)
2.效益分析和核算成本
3.本項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)查
4.客戶(hù)的互訪工作（與客戶(hù)回訪，加深與客戶(hù)之間的關(guān)系）
5.召開(kāi)表彰會(huì)，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會(huì)議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴(kuò)大影響力）。
一、提高會(huì)議效率的方法是什么：
1、會(huì)議成果
一定要在會(huì)議開(kāi)始之初就讓與會(huì)者明白這次會(huì)議想要得出什么樣的結(jié)果。在常規(guī)會(huì)議上，組織者一定要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山地將自己對(duì)會(huì)議的期望表達(dá)出來(lái)。在特殊會(huì)議上，如果實(shí)在不方便直接講出來(lái)就給出相應(yīng)的暗示。同時(shí)，會(huì)議的組織者也要表達(dá)出自己期望在會(huì)議結(jié)束時(shí)會(huì)有什么樣的效果。所以，在會(huì)議開(kāi)始的時(shí)候就闡明會(huì)議的結(jié)果是提高會(huì)議效率最有效的措施。將會(huì)議目標(biāo)寫(xiě)在顯眼的地方也會(huì)非常有用。
2、會(huì)議日程安排
根據(jù)會(huì)議議題重要性的不同安排出相應(yīng)的時(shí)間，并列出一張簡(jiǎn)單的會(huì)議進(jìn)程表格。這樣就可以對(duì)會(huì)議的進(jìn)程了如指掌，在時(shí)間安排上也會(huì)更加科學(xué)。
3、會(huì)議角色
會(huì)議當(dāng)中有很多的角色，只要將各種角色弄清楚并各司其職才能提高會(huì)議的效率。不管你是會(huì)議的設(shè)計(jì)者、組織者還是指導(dǎo)者，這些角色的任務(wù)是各不相同的，只有保證各種角色的人員認(rèn)真完成自己的工作才能保障會(huì)議的順利進(jìn)行。
4、會(huì)議規(guī)則
在召開(kāi)會(huì)議之前，一定要制定好各種預(yù)案，尤其是那種比較常見(jiàn)的問(wèn)題。如果會(huì)議之前各種預(yù)案都比較完善的話，就可以將各種問(wèn)題防患于未然。比如，會(huì)議過(guò)程中是否允許用電腦，會(huì)議內(nèi)容是否允許記錄等等，這都需要提前想到的。
二、提高會(huì)議效率十大要領(lǐng)
1、會(huì)議目的要明確
一個(gè)單位或者部門(mén)召開(kāi)會(huì)議，無(wú)論其規(guī)模大小、類(lèi)型如何，第一步就是設(shè)定會(huì)議目的，明確會(huì)議到底要解決什么問(wèn)題，而且表述要盡可能具體，讓每一位與會(huì)人員清楚明白，以便提前做好相關(guān)準(zhǔn)備。
2、參會(huì)人數(shù)要適當(dāng)
參加會(huì)議的人員一般包括會(huì)議的組織者、參與者和記錄人員等。參會(huì)人數(shù)的數(shù)量要適當(dāng)，人員太多易七嘴八舌、偏離主題，導(dǎo)致會(huì)期延長(zhǎng)，最后草草收?qǐng)?人員太少則不能有效征集意見(jiàn)和建議，不利于民主決策、科學(xué)決策。同時(shí)，參會(huì)人員的層級(jí)不能相差太遠(yuǎn)。
3、會(huì)前準(zhǔn)備要充分
會(huì)前準(zhǔn)備工作包括發(fā)出會(huì)議通知，告知會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)等;印制會(huì)議日程，編排會(huì)議議程;做好會(huì)場(chǎng)布置，如懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟等，安排座次，擺放席簽、話筒、資料、茶杯等，保證照明、通風(fēng)、空調(diào)設(shè)備齊全有效;做好會(huì)議食宿、集體照相等方面的準(zhǔn)備。
4、會(huì)議規(guī)則要清晰
堅(jiān)持“四不”原則;不跑題，緊緊圍繞會(huì)議主題發(fā)言;不打斷，尊重發(fā)言人;不超時(shí)，無(wú)論誰(shuí)發(fā)言都有時(shí)間限制;不攻擊，不指責(zé)、批判他人，更不能進(jìn)行人身攻擊。
5、主持協(xié)調(diào)要到位
會(huì)議主持人要加強(qiáng)協(xié)調(diào)，保證會(huì)議按照預(yù)定議程進(jìn)行。要不斷向與會(huì)人員明示或暗示會(huì)議的目標(biāo)和主題，有人偏離主題時(shí)應(yīng)及時(shí)制止。保證與會(huì)人員在發(fā)言時(shí)不受他人攻擊，在會(huì)議過(guò)程中始終保持中立，以取得與會(huì)者的信任。
6、會(huì)議氣氛要和諧
氛圍良好，與會(huì)人員才會(huì)暢所欲言，會(huì)議才能取得預(yù)期效果。會(huì)議前，環(huán)境布置有講究，不能太壓抑，要讓與會(huì)人員有一種輕松舒適的感覺(jué);會(huì)議中，要發(fā)揚(yáng)民主精神，鼓勵(lì)與會(huì)人員積極發(fā)言，允許有不同聲音和不同意見(jiàn)，注意集思廣益。
7、會(huì)議服務(wù)要周到
會(huì)場(chǎng)上提供話筒、茶水、應(yīng)急處理等服務(wù)看似小事，但對(duì)會(huì)議效率的影響也很明顯。有的會(huì)議發(fā)言的人較多，話筒數(shù)量不夠，就要做好話筒傳遞服務(wù)，確保有序銜接;有的會(huì)議需要使用展板、投影等設(shè)施，要提前主備好;會(huì)議需要臨時(shí)增加與會(huì)人員，應(yīng)及時(shí)通知到位。
8、形成紀(jì)要要盡快
會(huì)后，要根據(jù)會(huì)議主持人的要求，遵照會(huì)議精神，迅速撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，呈送主持人批閱，盡快形成準(zhǔn)確完整的會(huì)議紀(jì)要，盡快分發(fā)至相關(guān)單位和部門(mén)，以免影響決議的落實(shí)。
9、傳達(dá)精神要及時(shí)
會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)通過(guò)專(zhuān)題會(huì)、新聞報(bào)道、內(nèi)部簡(jiǎn)報(bào)等形式，盡快將會(huì)議精神傳達(dá)給相關(guān)人員。傳達(dá)時(shí)要終于會(huì)議，科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，準(zhǔn)確無(wú)誤，防止片面性;同時(shí)要注意保密，不向無(wú)關(guān)人員透露會(huì)議內(nèi)容。
10、決議跟蹤要閉環(huán)
開(kāi)會(huì)是為了統(tǒng)一思想，研究措施，解決問(wèn)題。對(duì)會(huì)議形成的決議，要堅(jiān)持一抓到底，建立追蹤制度，按照PDCA閉環(huán)管理要求，對(duì)議定事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤，重點(diǎn)對(duì)會(huì)議安排的工作是否落實(shí)、會(huì)議提出的問(wèn)題是否解決等進(jìn)行檢查、考核，確保各項(xiàng)決議能夠按時(shí)按要求完成。
品管圈的十大基本流程分別為：主題選定、擬定活動(dòng)計(jì)劃、現(xiàn)狀把握、目標(biāo)設(shè)定、解析、對(duì)策擬定、對(duì)策實(shí)施與檢討、效果確認(rèn)、標(biāo)準(zhǔn)化以及檢討與改進(jìn)。
主題選定：品管圈活動(dòng)關(guān)鍵在于品管活動(dòng)的最終成果是否與預(yù)期相同，因此“選定合適的活動(dòng)主題”是非常重要的因素。主題是品管圈活動(dòng)的靈魂，應(yīng)遵循醫(yī)院目標(biāo)管理的方向、領(lǐng)導(dǎo)的方針、上級(jí)的指示和要求來(lái)選定。
擬定活動(dòng)計(jì)劃書(shū)：主題選定后就要擬定活動(dòng)計(jì)劃、要預(yù)估整個(gè)活動(dòng)所需的事件，規(guī)劃進(jìn)度，有了進(jìn)度規(guī)劃之后，人員才能按照規(guī)劃去執(zhí)行操作，否則就會(huì)出現(xiàn)拖拉的現(xiàn)象。
現(xiàn)狀把握：在提出問(wèn)題時(shí)，如果沒(méi)有了解實(shí)際情況，就無(wú)法決定目標(biāo)值及達(dá)成時(shí)限。因此，做好現(xiàn)狀把握和分析工作，在品管圈活動(dòng)中亦是一個(gè)重要的緩解。如果能正確地把握現(xiàn)況，就能大幅提升品管圈活動(dòng)得成功率。
目標(biāo)設(shè)定：確定主題后，必須制定活動(dòng)目標(biāo)，根據(jù)醫(yī)院或部門(mén)計(jì)劃，考量目前的水準(zhǔn)，由全體全院自助設(shè)立目標(biāo)值，檢討目標(biāo)達(dá)成的可能性，是否能力所及，考慮活動(dòng)結(jié)束后是否能評(píng)價(jià)，能夠被肯定，不能收集數(shù)據(jù)時(shí)，以文字來(lái)敘述達(dá)成的目標(biāo)。
解析：在解析階段中，我們將針對(duì)依照二八法則找出來(lái)的改善重點(diǎn)進(jìn)行“解析”，一步步反復(fù)思考，列舉出所有激發(fā)問(wèn)題的可能原因，針對(duì)容易出錯(cuò)的重點(diǎn)范圍設(shè)計(jì)查檢項(xiàng)目，到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，完成數(shù)據(jù)收集后繪制柏拉圖，再?gòu)陌乩瓐D中找出改善重點(diǎn)，然后針對(duì)改善重點(diǎn)進(jìn)行原因分析。
對(duì)策擬定：對(duì)策，是根據(jù)形式發(fā)展，為了解決特定問(wèn)題或達(dá)到目的所制定的方法或思路。
對(duì)策實(shí)施與檢討：掌握實(shí)施變化，如果確認(rèn)為對(duì)策無(wú)效，需重新擬定對(duì)策，在實(shí)施再確認(rèn)。
效果確認(rèn)：對(duì)策全部實(shí)施一段時(shí)間后，對(duì)策之間會(huì)有相輔相成的作用。為了驗(yàn)證對(duì)策效果是短期還是長(zhǎng)期的，互相融合后有加成還是抵消的作用，在所有對(duì)策執(zhí)行完畢且改善后的一段時(shí)間，需進(jìn)行總體對(duì)策的效果確認(rèn)。
標(biāo)準(zhǔn)化：標(biāo)準(zhǔn)化是在醫(yī)院現(xiàn)況的基礎(chǔ)上，將材料、設(shè)備、工作、服務(wù)等的說(shuō)明、作業(yè)方法、業(yè)務(wù)手續(xù)，依據(jù)科學(xué)技術(shù)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)方式，用書(shū)面表示及有組織性的運(yùn)用。
檢討與改進(jìn)：品管圈活動(dòng)結(jié)束后，需以品管圈十大活動(dòng)步驟為基礎(chǔ)，討論活動(dòng)過(guò)程中進(jìn)行到每個(gè)步驟時(shí)所發(fā)現(xiàn)的優(yōu)缺點(diǎn)，將個(gè)步驟的優(yōu)缺點(diǎn)逐一列出，并針對(duì)缺點(diǎn)明確今后的努力方向。
品管圈的思考方向
當(dāng)不知道真正的問(wèn)題有哪些，甚至不知道主要的問(wèn)題在哪里的時(shí)候，因此，就要教如何分析以找出主要的問(wèn)題。而且，要教如何列出主要問(wèn)題可能的清單，在由中找出真正的問(wèn)題。然后要幫忙找出解決的方法。最后，一定要教如何在掌握的現(xiàn)況中，保持成果。
所有參加者都可以獲得以下的好處：品管圈會(huì)議中可以有機(jī)會(huì)在大眾面前講話。彼此結(jié)交更多的朋友，有助于營(yíng)造工作場(chǎng)所愉快的氣氛。更能意識(shí)到本身工作的重要性與職責(zé)，因而對(duì)自己的工作更感到自豪。改善了個(gè)性，與養(yǎng)成專(zhuān)心處理問(wèn)題的能力，這些品管圈的經(jīng)驗(yàn)也可以應(yīng)用到家庭生活上。
【溫馨提示】本次分享的會(huì)議管理十大步驟和會(huì)議管理十大步驟包括的問(wèn)題是否解決了您的問(wèn)題，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢(xún)。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議收費(fèi)，青島會(huì)議旅游，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議主持人，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。