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1.桌椅、名牌（現(xiàn)代高檔會議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng)名牌）、茶水
桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。但是為了提高會議的檔次及滿足現(xiàn)代會議的需要，一般采用能重復使用的桌面智能終端，推進無紙化的進程，真正體現(xiàn)綠色會議，智能會議的需要。
會議上的茶水飲料最好準備礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。
2.簽到簿、名冊、會議議程
簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。
3.黑板、白板、筆
在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。
4.各種視聽器材
現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結(jié)論或建議打印出來，這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機。
5.資料、樣品
如果會議屬于業(yè)務(wù)匯報或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點和優(yōu)點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。
6.會標、背景板、展板
會標一般指會議名稱和會議標語橫幅。
為強化會議效果，許多會議將會標美化、渲染為會議背景板（采用噴繪畫面），特別是一些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節(jié)約會議成本和準備時間。但采用噴繪寫真畫面時，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會議分為，對與會者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。
接待室：因為只是個接待的地方，所以不用買沙發(fā)和大桌，弄個簡單的桌子，圍著幾把椅子就行了。如果人員流動比較大的話，可以再放一臺飲水機。紙杯一定要多準備些。還可放幾盆綠色植物。最好再弄個書報架，方便客人在等待的時候翻閱（最好有公司介紹）。如果允許吸煙的話可以放兩個煙灰缸。會議室：這個地方大多數(shù)是用來公司內(nèi)部人員開會培訓的，所以要正規(guī)一些。桌子，椅子都要好一點的。如果是小會議室，可以放那種帶滑輪的看起來單薄點的，如果是大會議室，那最好用沙發(fā)椅，桌子也要看起來很厚重的那種，可以是中間一張大桌，也可以那種圍成一圈的拼接桌，中間可以放幾盆大型的綠色植物。投影儀和投影布是不能少的。還要有放水瓶的地方，這里最好是水瓶，而不是飲水機。插排一定要足夠。
會議服務(wù)程序及標準
一、會議室擺臺準備
程序
標準
準備用具
根據(jù)定單要求將所需的各種用具和設(shè)備準備好。
確定臺型
根據(jù)訂單上的人數(shù)和要求，確定出會議的臺型。
擺臺
1．首先擺好桌椅，距離相等對稱，前看側(cè)看都在一條直線上；
2．鋪好臺布，臺布要干凈，平整，凸縫向上并位于桌面中線上，主席臺要圍好臺裙或包好桌角；
3．將墊碟或杯墊放于切凸縫的右上方，茶杯放在墊疊(杯墊）上，杯把向右成45度角（如果擺放紙筆，要求將紙擺放在距下桌沿1厘米正對椅背處，筆尖朝上成45度角。館徽朝上位于紙上。此時墊疊邊切紙邊的上沿和右邊擺在紙的右上方,擺放整齊，橫豎都成一條直線。
擺放其它設(shè)備
按客人要求將所需設(shè)備擺放就位，并調(diào)試好，掛好橫幅。
檢查
檢查臺型是否符合要求；臺面是否整潔；各種用具是否干凈；齊全擺放符合要求。
二、會議主會場服務(wù)
程序
標準
準備工作
1．會議開始前半小時，根據(jù)定單要求備好相關(guān)飲品和開水；
2．將會議室門打開，調(diào)節(jié)好室溫（夏季：22－24度冬季：18－24度）；
3．調(diào)試好為會議提供的設(shè)備，包括燈光，音響及電教設(shè)備。
4．根據(jù)客人要求將指示牌放在指定位置。
會議服務(wù)
1.客人就緒前15分鐘和散會后，服務(wù)員站立于會議室門口或指定位置迎送。冬季主動為客人拉椅掛衣服；
2.協(xié)助主辦方驗證并提示客人隨時保管好自己的物品，以防丟失；
3.客人入座前將茶沏好，上好小毛巾(毛巾托距墊碟下沿1厘米)，并注意倒水順序:先賓后主，先女后男，從左至右。每隔20分鐘續(xù)水一次，主席臺15分鐘續(xù)水一次并指定專人服務(wù)；大型會議從第一排開始倒水，一人負責一行或一區(qū)，避免從主席臺前反復穿過；
4.拿暖瓶倒水時，須左手拿壺，右手托壺于胸前，走路要穩(wěn)，步子要輕，動作協(xié)調(diào)；從桌后倒水時，側(cè)身用右手中指無名指夾住杯蓋，大拇指，食指拿起杯把并后退一步，與賓客保持尺外距離，倒水以七八成滿為宜，斟完后，上前一步將茶放回原處，蓋好杯蓋，面帶微笑，伸手示意，或說：“請用茶”，然后進行下一位；
5．從會議桌前倒水時左右手的動作相反。6.會議正式開始前5分鐘一切工作就緒（具體情況可靈活掌握）；
7.會議中間休息時，服務(wù)員必須及時清理臺面；
8.會議進行期間，不得離崗，發(fā)現(xiàn)問題，要及時采取補救措施；
9.無論給客人上小毛巾，還是水果等，服務(wù)時必須要有手勢示意。
清理會場
1.散會后，服務(wù)員要先對會場進行仔細查巡，發(fā)現(xiàn)客人是否有遺忘物品和文件，會議室設(shè)備有無破損，丟失，并能及時將所拾物品交還給客人或上交，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報；
2.待客人走完后方可撤臺，并將桌椅恢復原型，擺放整齊；
3．徹底檢查會議場所內(nèi)外有無煙頭等隱患，拉斷電源、鎖好門窗并填寫好當班服務(wù)日記表；
4．主動與主辦單位負責人聯(lián)系，征求意見，保持良好的服務(wù)關(guān)系。
三、簽字儀式(談判式)的擺臺
程序
標準
確定臺型
根據(jù)定單的要求和人數(shù)，來確定簽字臺的大小和位置，簽字臺后側(cè)留出相應(yīng)的空間。
擺臺
1.簽字臺用干凈，平整的臺布鋪好，并圍上臺裙；
2.將鮮花擺放在簽字臺中間，最佳位置面向客人；
3.按客人要求擺好相應(yīng)人數(shù)的桌椅；
4．在簽字臺側(cè)前方擺放一個吧臺；
5．將其它設(shè)備按要求擺放好（麥克，橫幅等）。
服務(wù)程序
1.根據(jù)定單上的人數(shù)和要求將酒水，酒杯，口紙，托盤等在酒吧臺上擺好。
2.待客人簽字完畢，服務(wù)員要立即用托盤將酒水送到所有客人面前，主要客人由專人服務(wù)酒水；
3.待客人干杯后，要立即用托盤將空酒杯撤走。
四、講座會場的服務(wù)
服務(wù)程序除擺放桌椅型式為一行桌子，一行椅子外，其它服務(wù)程序同會場服務(wù)程序與標準相同。
五、貴賓室的服務(wù)
程序
標準
會場布置
1.根據(jù)定單人數(shù)將沙發(fā)，茶幾擺放好，茶幾要位于沙發(fā)中間側(cè)看在一條直線上；
2．將鮮花或綠色植物擺放在茶幾中間，將最佳角度面向客人；
3．茶杯的擺放同主會場；
4．將煙缸擺放在茶幾中間，火柴位于煙缸下方，正中距其1厘米，館徽向上；
5．將干凈無異味濕度適宜的小毛巾疊好放在毛巾托上，擺放在毛巾托上，擺放在茶杯左側(cè)。
會場服務(wù)
1.準備工作同會場；
2．貴賓室提前30分鐘服務(wù)人員就位；
3．貴賓須設(shè)專人引領(lǐng)、專人負責開電梯、專人服務(wù)；
4．貴賓室須提前15分鐘將茶杯中的茶葉沖開，以開水倒至漠過茶葉為宜；
5．服務(wù)人員站在貴賓室門口迎接貴賓，待貴賓入座后，提供茶水、飲料和小毛巾服務(wù)。小毛巾溫度要適宜，不得有燙手的感覺；
6．注意更換煙缸，煙缸內(nèi)不得超過兩個煙蒂；
7．貴賓起身時，應(yīng)禮貌地將其引至主會場，行動不便的貴賓要主動攙扶；
8．為貴賓引領(lǐng)入位時，應(yīng)走在其右前方，與貴賓保持1.5米之間的距離，如遇拐彎處，應(yīng)停下腳步，伸手示意貴賓前進的方向。
清理會場
1.立即清理貴賓室，準備提供第二次使用；
2.鎖好門，以保證貴賓室的安全；
3.如果貴賓室有客人存放的物品，應(yīng)提示客人，暫時予以保存；
4.其它同會場清理程序。
六、會議咖啡吧的服務(wù)
程序
標準
準備工作
1．根據(jù)訂單人數(shù)，將所需的各種用具準備好。包括：咖啡杯，咖啡勺，墊疊，糖盅，奶罐，加熱爐，口紙，臺布，臺裙，點心夾；
2．根據(jù)訂單要求和人數(shù)，確定茶點臺的位置和要求。
3．先將臺布鋪好，圍上臺裙；
4．將每套咖啡杯整齊地擺放在咖啡吧一側(cè)；
5．將加熱爐擦拭干凈擺在另一側(cè)；
6．糖盅，奶罐，口紙，要整齊地擺放放在咖啡杯與咖啡爐之間；
7．將點心盤擺放整齊，美觀，客人易取的位置；
8．檢查臺面是否整潔，各種用品，用具是否干凈齊全，擺放是否合乎標準。
服務(wù)工作
1.先將糖盅和奶罐分別裝滿糖，做好淡奶；將新鮮熱咖啡，放在加熱爐上加熱。
2.主動為客人倒咖啡；
3.保證咖啡的新鮮和熱度；
4.隨時補充咖啡，糖，奶等；
5.隨時將客人用過的咖啡杯撤走，保持臺面整潔。
七、飲料的服務(wù)
程序
標準
準備工作
將飲料和所配用的杯具，放在服務(wù)托盤上。
飲料的服務(wù)
1.站在客人右側(cè)0.5米處，按先女后男，先客后主的順序順時針方向一次進行；
2.左手托服務(wù)托盤，右手從托盤中取出水杯，在客人的右側(cè)將杯子放在客人的正上方；
3.倒飲料前須示意客人，請原諒先生/女士，這是您的飲料；
4.右手從托盤中取飲料，從客人的右側(cè)將飲料倒至杯中四分之三處；
5.給客人倒飲料時速度不宜過快，飲料的商標要朝向客人，瓶口不要對著被服務(wù)的客人；
6.瓶口要離水杯約1公分的距離；
7.將剩有飲料的瓶或飲料罐放在杯子的右上方；
8.服務(wù)飲料時要使用服務(wù)敬語。。
客人飲用過程中服務(wù)
1．及時為客人添加飲料；
2．當客人杯中的飲料只剩下三分之一時，服務(wù)員應(yīng)及時詢問客人是否需要再添加飲料。
3．及時為客人撤掉空杯。
附：會議接待流程
一、會前準備工作
1.提前會議主辦方要求打印好會議報到須知．
2.明確會議所需的資料后,必須在會議報到前二天將會議資料全部到位.
3.在會議報到前須提前按參會人數(shù)將資料、筆、報到須知、考察線路及文具裝入文件袋內(nèi)。
4.會議報到前一天準備會議接待所需物品(會議簽到表、酒店費用總結(jié)算單、酒店用餐對賬單、酒店住房對帳單、入住明細表、反程票預(yù)定情況一覽表、付款憑據(jù)、結(jié)算通知(確認)單、票務(wù)交接手續(xù)單、任務(wù)單、退款憑據(jù)、考察線路登記表、會議接待報賬單、用車單、會議結(jié)算單、被保險人員清單、變更通知、調(diào)研考察人員清單、票據(jù)反饋表、收費登記表、線路一覽表、續(xù)住表、二次旅游考察線路及圖片);除此之外還需要準備會議接待時所需要文化用品（票袋、文件袋、收據(jù)、驗鈔機、電腦、打印機、皮筋、曲別針、訂書機、復寫紙、橡皮、計算器、接站牌等）；并領(lǐng)取會議備用金。
5.提前安排好代表接機工作（車輛安排、接機人員發(fā)排）。
二、與酒店必須的協(xié)調(diào)工作（會議報到前）
1.制作會務(wù)組用房及路標指示，要求做到使會議代表方便快捷的找到會務(wù)組，向酒店確認會務(wù)用房及會務(wù)組房號。通知酒店總機和總機本次會議名稱及會務(wù)組房號。
2.會議主辦方抵辦酒店后，及時與會議主辦方確定相關(guān)的接待程序和注意事項。協(xié)助會議主辦方與酒店確定上課時間、地點、會議室要求，確認是否使用多媒體投影儀及茶歇：每日用餐人數(shù)、時間、地點，會議橫幅及水牌的內(nèi)容，以及其他要求。
3.與酒店協(xié)商會議代表入住登記方式，按會議主辦方要求的時間提前懸掛會議橫幅，在大廳放置水牌。
三、會議期間：
1.及時與民航問訊處聯(lián)系確認航班到達準確時間，安排好接站人員及接站車輛。
2.隨時與接站人員聯(lián)系，提前安排好房間及鑰匙。
3.合理安排用房，盡量避免自然單間的出現(xiàn)（單男單女），如出現(xiàn)此情況盡量說服客人包房，并及時通知會議主辦方。
4.會議報到當天應(yīng)及時與接站人員和會議主辦方溝通落實，及時將用餐人數(shù)通知酒店，以便酒店備餐，避免出現(xiàn)會議代表用不上餐的情況。
5.會議代表抵達酒店后應(yīng)先請代表簽到、然后交費、發(fā)放會議資料、安排房間、詢問客人返程情況（待定返程機票//是否參加二次旅游）；會議接待人員要求在最短的時間內(nèi)讓客人入住房間。
6.收費時如遇有客人要求優(yōu)惠或減免費用時應(yīng)盡量說明情況，及時與會議主辦方聯(lián)系，經(jīng)與會議主辦方商量決定同意后，按會議主辦方意見執(zhí)行。
7.會議報到過程中應(yīng)及時與會議主辦方和接站人員聯(lián)系，確認最后抵達人數(shù)，及時向酒店增加或減少房間數(shù)量，避免造成不必要的麻煩。
8.報道結(jié)束后將所有收款現(xiàn)金清點清楚后交旅行社或會議主辦方保管。
9.報道結(jié)束后，應(yīng)及時準確地向會議主辦方通報抵達人數(shù)、交費情況、考察人員情況。
10.報道結(jié)束后，及時將會議期間每日用餐人數(shù)通知酒店，遇有臨時性的用餐人數(shù)減少或增加，應(yīng)提前4-5小時通知餐廳。每次用餐后會議服務(wù)人員必須與酒店服務(wù)人員核對用餐人數(shù)，填好《酒店用餐對賬單》雙方簽安認可。在會議代表用餐時應(yīng)隨時向會議代表了解菜品質(zhì)量及口味，以便及時與酒店協(xié)商調(diào)整。
11.會議期間如遇客人提前退房或正常退房，應(yīng)及時在第一時間通知酒店總臺和銷售部，以免造成不必要的房費損失。每日晚間會議服務(wù)人員必須與總臺核對當日用房情況，填好《酒店用房對賬單》雙方簽字認可。
12.報道結(jié)束后，當晚應(yīng)立即將考察人數(shù)、線路、客人的返程情況及時通報計調(diào)，以便安排用車、導游及預(yù)定團隊火車票及機票。
13.在會議期間訂票時應(yīng)事先了解清楚機票及車票發(fā)售情況后，報知客人，由客人自行選擇或根據(jù)考察情況推薦相應(yīng)航班、；車次，特殊旅游招待線路的報價應(yīng)事先咨詢后方可報價。預(yù)訂機票時應(yīng)向客人說明現(xiàn)在正處旅游接待旺季折扣會隨時有變化，須提早確認。預(yù)訂火車票時應(yīng)向客人說明現(xiàn)在正處旅游旺季，火車票非常緊張不能保證可以購買上。
14.接待大型會時，必須在考察前一天以收據(jù)號碼編組乘車（或按照會議主辦方意見）編組成車，提前將編組號（乘車號/人員名單/省份詳單/收據(jù)號）在客人上車前30分鐘前貼放置于車頭，以便會議儀表按所分配的乘車號乘車，會議代表乘車前交待導游協(xié)助以收據(jù)或代表證核實人數(shù)上車。
15.會議考察期間，會議接待人員應(yīng)做好會議代表返住的預(yù)定工作，并將返住的接站情況及時通知旅行社計調(diào)部，避免耽誤會議代表行程。
16.會議考察期間，會議接待人員每天早上發(fā)團時必須與導游清點清楚當日考察人數(shù)并與會議主辦方核實，向?qū)в谓淮嬷厥饴糜斡慰涂疾彀才牛员銓в卧诳疾爝^程中合理安排時間，避免耽誤會議代表行程。
17.會議結(jié)束前一天，應(yīng)將所有會議表格填寫完畢（不得涂改），與會議主辦方結(jié)算時，應(yīng)備齊所有的消費帳單和登記表格結(jié)算。（屬于會議主辦方付款分別為：房費、餐費、會議室租用費、投影儀租用費、報到須知及學習資料的打印費、通訊錄打印費、會議代表的文化用品、考察費等）。
18.會議考察結(jié)束前一天，會議接待人員應(yīng)提早根據(jù)會議代表返程票預(yù)定情況安排人員及車輛做好會議代表的送站工作。
19.會議結(jié)束后會議接待人員必須及時將本次會議資料、表格整理存檔，上報會議備用金。
20.與酒店確認最終消費金額通知旅行社結(jié)賬。
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