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會(huì)議通知從結(jié)構(gòu)上有：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款。
1、標(biāo)題
規(guī)范的寫(xiě)法應(yīng)由召開(kāi)單位、事由（會(huì)議名稱）和文種類別（方案）“三要素”組成。個(gè)別情況有省略會(huì)議召開(kāi)機(jī)關(guān)（發(fā)文機(jī)關(guān)）的。
2、主送機(jī)關(guān)
名稱用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。如果主送機(jī)關(guān)較多，則使用同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱。
3、正文
由開(kāi)頭、主體、結(jié)尾組成。開(kāi)頭交代發(fā)文的依據(jù)、緣由背景、目的；主體說(shuō)明通知事項(xiàng)和辦理意見(jiàn)，主要有篇段合一式、多項(xiàng)式和歸納式三種寫(xiě)法；結(jié)尾通常用一個(gè)自然段寫(xiě)執(zhí)行的具體要求。
4、落款
落款由發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和發(fā)文機(jī)關(guān)組成，通常應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
會(huì)議通知簡(jiǎn)介
會(huì)議通知是會(huì)議進(jìn)行前的一項(xiàng)前期準(zhǔn)備工作，是屬于通知的一種。通知有兩種寫(xiě)法，一種是以布告的形式貼出，從而能夠把事情通知有關(guān)人員，如學(xué)生、觀眾等，通常不用稱呼；另一種則是以書(shū)信的形式發(fā)出，發(fā)給有關(guān)人員。
會(huì)議通知寫(xiě)作形式與普通書(shū)信的寫(xiě)作相類似，只要能夠表明詳細(xì)情況即可。通知要求言簡(jiǎn)意賅并措辭得當(dāng)、時(shí)間及時(shí)。會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議的內(nèi)容和參會(huì)人員、會(huì)議的時(shí)間以及地點(diǎn)等信息。如果事情主要，還可以加上“某某某務(wù)必準(zhǔn)時(shí)參加”。
1.會(huì)議主題或目的:通知中應(yīng)該明確說(shuō)明會(huì)議的主題或目的,以便參會(huì)者明確會(huì)議的重點(diǎn)。
2.會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn):通知中應(yīng)該明確說(shuō)明會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn),以便參會(huì)者安排自己的行程。
3.會(huì)議主持人:通知中應(yīng)該說(shuō)明會(huì)議的主持人,以便參會(huì)者了解會(huì)議的組織者。
4.會(huì)議議程或內(nèi)容:通知中應(yīng)該簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)議的議程或內(nèi)容,以便參會(huì)者了解會(huì)議的主要議題。
5.參會(huì)人員:通知中應(yīng)該明確說(shuō)明參會(huì)人員的要求,以便參會(huì)者知道自己是否符合參會(huì)條件。
6.會(huì)議材料和要求:通知中應(yīng)該說(shuō)明會(huì)議所需的材料和要求,以便參會(huì)者準(zhǔn)備必要的文件和資料。
7.會(huì)議聯(lián)系方式:通知中應(yīng)該提供會(huì)議的聯(lián)系方式,以便參會(huì)者有問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)聯(lián)系到會(huì)議組織者。
8.會(huì)議注意事項(xiàng):通知中應(yīng)該提醒參會(huì)者注意一些事項(xiàng),例如會(huì)議的著裝要求、會(huì)議期間的交通安排等。
會(huì)議通知是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常工作中經(jīng)常遇到的一種公文，目的明確，內(nèi)容具體，是一種比較容易掌握的公文文種。
方法/步驟
用正式公文下發(fā)通知的會(huì)議，往往比較重要。寫(xiě)作的原則是：明確具體。即讓接到通知的人員在思想上明確會(huì)議的各項(xiàng)要素，在行動(dòng)上知道接下來(lái)該怎么做。下圖中的通知既沒(méi)有主送單位，有沒(méi)有明確的參會(huì)人員，應(yīng)該避免。
簡(jiǎn)明的會(huì)議通知應(yīng)包含如下元素：召開(kāi)會(huì)議的單位、會(huì)議主要內(nèi)容，會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加會(huì)議的人員等。這類會(huì)議通知，往往用一段話把以上要素包括在內(nèi)即可。
還有一些比較正規(guī)、重要、議程較多的會(huì)議，往往還要明確參會(huì)人員的報(bào)到時(shí)間、地點(diǎn)、食宿安排等，有的還要寫(xiě)明會(huì)議的中心議題、主要議程，需要參會(huì)人員做什么準(zhǔn)備等等。這類會(huì)議通知，往往在一個(gè)自然段里寫(xiě)不清楚，比較凌亂，可以分為幾個(gè)要點(diǎn)來(lái)寫(xiě)。如：一、會(huì)議內(nèi)容；二、時(shí)間及地點(diǎn)；三、參會(huì)人員；四、注意事項(xiàng)等等。
在格式上。正文前要頂格寫(xiě)通知發(fā)往的單位，正文后要注明會(huì)議組織者的聯(lián)系電話。最后落款，注明發(fā)文單位、日期，有時(shí)要蓋章，以示嚴(yán)肅、正式。
有的會(huì)議需要參會(huì)人員提交回執(zhí)，可以在附件中規(guī)定回執(zhí)格式，一般包括與會(huì)人員的單位名稱、姓名、職務(wù)或職稱、性別、民族，抵離會(huì)議城市的時(shí)間、航班、車次，是否需接站及其他要求等。有時(shí)為了便于外地人員參會(huì)，還要附帶報(bào)到地點(diǎn)的交通路線、位置示意圖等。
注意事項(xiàng)
應(yīng)提前將通知下發(fā)相關(guān)單位、人員。一般會(huì)議提前兩三天，重要大型的會(huì)議，需要提前一周乃至半月制發(fā)會(huì)議通知。
會(huì)議通知的目的是讓相關(guān)人員能夠順利參會(huì)，內(nèi)容要令人一目了然，不缺項(xiàng)漏項(xiàng)，使人不知所措。
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