本文目錄

1. 接待工作的流程
2. 如何做好接待工作
3. 會議服務(wù)員崗位職責(zé)

接待工作的流程

接待工作的流程，接待工作其實就是看起來簡單，但卻是直接關(guān)系到他人對我們的一個印象，這是至關(guān)重要的，也是我們不可忽視的部分，接待工作一定要規(guī)范，以下了解接待工作的流程。

1、了解情況。當(dāng)受領(lǐng)接待任務(wù)后，首先弄清對方的人數(shù)、職務(wù)、乘坐車種（車次）、航班到達(dá)時間、來的意圖、可能停留的時間及我方領(lǐng)導(dǎo)在接待方面的意圖和要求。

2、安排食宿。根據(jù)了解到的情況，及時與管理部門一起相應(yīng)地安排房間，并督促服務(wù)人員搞好室內(nèi)衛(wèi)生，準(zhǔn)備好冷熱水等；根據(jù)已確定的伙食標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)先通知管理部門和招待所，安排好就餐。

3、接站（機）。根據(jù)客人乘座的車次（航班）時間，提前到車站（機場）迎接，幫助客人拿好行禮，引導(dǎo)客人出站乘車。

4、迎接。事先在來人預(yù)定到達(dá)的位置等候，客人到達(dá)后，要熱情相迎，主動作自我介紹，引導(dǎo)客人到宿舍洗漱和休息。

5、引見。客人安排就緒后，及時向單位有關(guān)首長報告，雙方領(lǐng)導(dǎo)接觸時，必要的情況下，接待人員要向?qū)Ψ浇榻B我方領(lǐng)導(dǎo)的身份。

6、掌握活動情況。了解和征求上級領(lǐng)導(dǎo)來到后活動的方式和工作安排，做到心中有數(shù)。

7、準(zhǔn)備好活動場所。事先通知雙方有關(guān)人員，督促我方服務(wù)人員搞好保障。

8、就餐。計算好就餐人數(shù)，并事先通知我方陪餐人員，必要時要安排好就餐桌次和坐次。

9、安排好課余活動。根據(jù)客人的興趣愛好，提前考慮安排好課余時間的文娛活動。

10、預(yù)定返程票。提前了解客人離去的日期，預(yù)定好車票。

11、送行。預(yù)先準(zhǔn)備好車輛，通知我方領(lǐng)導(dǎo)送行。

12、通知接站單位。及時通知客人去往單位迎接。

13、做好收尾工作。及時與有關(guān)部門結(jié)清賬目，做到客人送走，事情辦完。

擴展資料

做好接待工作應(yīng)注意的問題

1、工作一定要很細(xì)。做好接待工作要腦勤、嘴勤、腿勤，要想得很細(xì)，做得很實。接待中許多問題往往都出在一個“粗”字上，所以，搞接待一定要細(xì)之又細(xì)，切不可粗枝大葉。

2、態(tài)度一定要熱情。不管來訪者身份高低、“牌子”大小，一定要笑臉相迎，歡顏相送，使來訪者有入門三分暖，好似“賓至如家”之感。

3、接待要有針對性。接待工作是一門科學(xué)，有很多學(xué)問，被接待的人員興趣不同、愛好各異，要有的放矢，區(qū)別情況，有針對性地搞接待。

如何做好接待工作？

確定接待的人數(shù)，做接待的準(zhǔn)備工作時，先確定對方的人數(shù)，再來準(zhǔn)備招待的茶水、席坐等方面的物資

確定到達(dá)時間，確定好對方到達(dá)的時間，以及迎接的人員、指引的人員，務(wù)必做到禮貌熱情周到

對方的職務(wù)，了解對方的職務(wù)，對接待的規(guī)格、席坐的安排、陪同人員等方面，都要根據(jù)對方的職務(wù)做相應(yīng)的安排

客戶抵達(dá)之前，單位的環(huán)境要徹底打掃，做到窗明幾凈，如果客戶很重要，最好添加一些鮮花、綠植等，美化一下

員工形象，如果單位有工作服，最好同一整齊，沒有工作服的也要先交代，穿著符合接待標(biāo)準(zhǔn)，前臺客服等人員最好統(tǒng)一服裝

路線，提前開會，各部門員工知悉，接待的行程中最好不要有外部干擾，有事情可以提前或推后處理，接待的路線也要規(guī)劃好，車輛安排、秩序等方面協(xié)調(diào)好

會場布置，一般接待后面都會有會議，領(lǐng)導(dǎo)的席位安排，開會的資料物品提前準(zhǔn)備好，投影儀、電腦等先調(diào)試好確保無誤，茶水、服務(wù)人員等，以及接待的注意事項，事先做好培訓(xùn)

如果對方的行程是一天以上，餐飲住宿方面的安排提前訂好，招待的方案及預(yù)算提前匯報領(lǐng)導(dǎo)

注意事項

接待工作是跟隨對方的'身份、人數(shù)、工作性質(zhì)、行程還有雙方的從屬關(guān)系等方面而有相應(yīng)的變化和調(diào)整

辦公室接待工作流程的規(guī)范

一、目的

“外交無小事”，“接待無小事”，接待作為辦公室工作的重要組成部分，是展示公司形象，反映企業(yè)精神、企業(yè)文化的一項重要內(nèi)容，為樹立公司良好形象，擴大公司對外聯(lián)系和交流，更好的展示企業(yè)文化，為進一步規(guī)范接待工作，特針對辦公室接待工作流程作出規(guī)范。

二、原則

本著“熱情禮貌，服務(wù)周到，厲行節(jié)約，對口接待”的原則。

三、管理

辦公室為公司接待工作的對口管理部門，負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實接待任務(wù)，提供后勤服務(wù)和保障。

四、接待流程

1、總體工作安排

接到客人到訪通知后，根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)安排及到訪客人單位、職務(wù)及到訪目的等具體情況，確定接待級別，級別可暫分為A、B、C三種級別的接待，根據(jù)接待級別，擬定接待方案，具體安排相關(guān)接待人員，做好接待前的準(zhǔn)備工作。

A級為一級接待標(biāo)準(zhǔn)，一般為總經(jīng)理陪同重要客人到訪；

B級為二級接待標(biāo)準(zhǔn)，一般為副總經(jīng)理、等公司領(lǐng)導(dǎo)陪同到訪客人；

C級為三級接待標(biāo)準(zhǔn)，一般為相關(guān)對口部門領(lǐng)導(dǎo)或人員到訪，按照領(lǐng)導(dǎo)要求做好接待工作。

2、接站安排

接到客人來訪通知后，辦公室應(yīng)在客人來訪前一天提前做好車輛接站安排，確定接站時間、地點、客人的聯(lián)系方式，做好出車前的車輛清潔、安全檢查工作，并配備礦泉水、濕巾等所需用品。負(fù)責(zé)接站司機必須提前半小時到接車地點，如客人首次到訪，必要時打印接站牌。

3、住宿安排

根據(jù)接待級別，安排合適的入住地點，提前做好房間預(yù)定，必要時需提前前往酒店落實入住房間情況，包括要求酒店前臺人員做好房卡，開通電話外線業(yè)務(wù)，擺放洗漱包、茶葉、干果、香煙等接待用品，并提前做好客人房間分配工作。

4、宣傳工作安排

接到客人來訪通知后，根據(jù)客人情況與接待級別，收集相關(guān)資料，設(shè)計并制作公司宣傳欄及廣告機歡迎字幕；客人到訪后，做好跟隨參觀、會議拍照攝影等相關(guān)工作。

5、參觀安排

接到客人來訪通知后，提前通知公司相關(guān)各部門根據(jù)接待級別開展參觀接待的準(zhǔn)備工作。

客人到訪公司前，需提前通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及接待人員前往迎接，參觀過程中接待人員做好服務(wù)，拍照及攝影，并及時調(diào)配好接送車輛。

6、會議安排

辦公室在客人到訪的前一天做好相關(guān)資料、鮮花、水果、茶葉、筆記本、紙、簽字筆等準(zhǔn)備工作，打印好會議列席人員的坐席牌，準(zhǔn)備好筆記本電腦，做好歡迎字幕的投影，檢查會議室及周邊衛(wèi)生環(huán)境等一切會議準(zhǔn)備工作。

會議開始時，辦公室人員應(yīng)及時為客人添加茶水，間隔10-15分鐘加水；若同一批客人有幾天會議，則需更換水果品種，并做好會議室茶杯、煙灰缸等的清洗工作。

備注：主席臺及會議座位安排圖示。

7、就餐安排

根據(jù)接待客人級別提前安排酒店用餐，通知參加就餐人員，確定就餐人數(shù)，根據(jù)客人飲食口味、是否有忌口等提前點菜，并備好酒水、香煙等，安排車輛，及時接送。

備注：宴請客人坐席安排圖示

8、活動安排

客人在公司期間，按照公司領(lǐng)導(dǎo)安排如需陪同客人到周邊游玩，接待人員須提前確定游玩路線，安排景區(qū)導(dǎo)游，就餐地點，出行車輛等，并準(zhǔn)備好相機、濕巾、礦泉水、雨傘等，游玩過程中根據(jù)客人需要服務(wù)到位，安排好整個出行游玩活動。

9、返程安排

根據(jù)客人行程和需要，幫客人預(yù)定好返程機票或火車票，準(zhǔn)備饋贈禮品，安排車輛安全送至出發(fā)點，接待人員做好酒店的退房等后續(xù)工作

五、接待禮儀

1、儀表：面容清潔，衣著得體。

2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。

3、言語：語氣溫和，禮貌文雅。

4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。

5、接收名片：以恭敬態(tài)度雙手接收，看后鄭重收入口袋。

6、引領(lǐng)：通常走在客人右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸手示意。

7、進電梯時：引領(lǐng)客人先進、先出，及時按電梯。

六、注意事項

接待過程中涉及機要事物、重要會議等特殊情況下，要特別注意保密，接待中既要得當(dāng)介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，對不宜拍照攝影的場合，應(yīng)持委婉態(tài)度向參觀人員說明。

七、總結(jié)

接待工作完成之后，應(yīng)及時總結(jié)工作中存在的問題，善于發(fā)現(xiàn)工作中存在的不足，敢于建議工作中需要改進的地方，力求做到精益求精，為公司發(fā)展貢獻我們的力量

如何做好接待工作

接待工作是企業(yè)辦公室工作系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，接待工作水平高低能夠集中反映一個企業(yè)的整體形象，能夠展示出接待人員的素質(zhì)和能力，同時對于推動工作開展也具有十分重要的作用。在新形勢下，為適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求，辦公室接待工作必須做到熱情周到、耐心細(xì)致、規(guī)范有序、客人滿意，從而更好地發(fā)揮職能部門作用，以實際行動樹立現(xiàn)代企業(yè)機關(guān)的新形象。

一、認(rèn)真細(xì)致地做好接待前準(zhǔn)備接待前做好充分的準(zhǔn)備是保證接待工作質(zhì)量的前提。首先，溝通情況，了解意圖。在接到上級部門或?qū)Ψ降耐ㄖ螂娫捄?，?yīng)立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并主動與對方取得聯(lián)系，了解清楚上級或?qū)Ψ絹碓L的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還應(yīng)掌握上級領(lǐng)導(dǎo)來檢查指導(dǎo)哪些工作或來訪客人的主要目的、有什么要求、活動的方式等等，以便安排好餐飲、車輛，確定參觀或會務(wù)類型及地點等各項工作。

其次，超前考慮，周密安排。在了解掌握以上情況后，對接下來的接待工作進行充分考慮，主要包括所需材料的準(zhǔn)備、會務(wù)地點的確定、餐飲的安排、結(jié)束送行的禮節(jié)及其他有關(guān)注意事項等。考慮中的每項任務(wù)、每一個環(huán)節(jié)都要細(xì)化任務(wù)，做到分工合理，責(zé)任明確，使每項工作都有人負(fù)責(zé)、有人承擔(dān)、有人落實。在考慮接待工作時要注意對待上級機關(guān)與兄弟單位的區(qū)別，因人而異，根據(jù)需要妥帖安排。接待工作考慮成熟之后，及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，征求領(lǐng)導(dǎo)意見，并按照領(lǐng)導(dǎo)要求進一步完善接待工作。接下來，就進入了具體實施階段：一是迅速召集辦公室有關(guān)人員對接待工作進行詳細(xì)安排，讓每個參與人員都明確自己的職責(zé)和任務(wù)。二是對開會時所需材料的撰寫、打印進行督促辦理，必須在會前整理出來，同時對開會時所需的水果、茶水等接待物品進行準(zhǔn)備，發(fā)現(xiàn)不足，及時采購，以防會議期間不夠用。三是通知餐飲部門做好桌次的安排、飯菜的準(zhǔn)備工作。各項細(xì)節(jié)都必須考慮到、安排到，確保萬無一失。

接待工作比較繁雜，每一個環(huán)節(jié)都直接或間接地影響到單位的整體形象，接待人員一定要細(xì)心、小心，不能粗心大意、寧可備而不用，不可用而不備，否則就會在變化了的情況面前束手無策，易出漏洞。這方面的體會是很深的，偶然的情況，往往會使我們措手不及。如有時召開會議按通知要求有這么多人參加，準(zhǔn)備了這么多的會場和桌椅，結(jié)果有些單位多派一些人參加，臨時找人擺座椅弄得手忙腳亂，使與會人員不能按時就座。有時出席會議領(lǐng)導(dǎo)有變化，本來了解到一位領(lǐng)導(dǎo)出差未回，座牌就沒有放，結(jié)果在臨開會的幾分鐘這位領(lǐng)導(dǎo)突然來了，弄得措手不及。不管怎么說這都是由于工作考慮不細(xì)造成的。所以說辦會要經(jīng)得起檢驗，辦事要經(jīng)得起核查。計劃要周詳，行動要謹(jǐn)慎。接待人員必須使自己養(yǎng)成細(xì)心再細(xì)心的工作習(xí)慣。

二、熱情周到地做好接待中服務(wù)

在具體接待工作中，要安排好迎接、會務(wù)、餐飲、送行等工作，并注意搞好協(xié)調(diào)配合，使各個環(huán)節(jié)銜接妥當(dāng)。首先是迎接上級領(lǐng)導(dǎo)或兄弟單位。作為負(fù)責(zé)接待工作的責(zé)任人，在上級領(lǐng)導(dǎo)或兄弟單位領(lǐng)導(dǎo)確定的出發(fā)時間前，與其隨行負(fù)責(zé)人員取得聯(lián)系，以便得知領(lǐng)導(dǎo)何時出發(fā)，以防領(lǐng)導(dǎo)有什么重要事務(wù)推遲出發(fā)時間而作為接待單位不知道。如果通過聯(lián)系確定領(lǐng)導(dǎo)已出發(fā)，作為接待負(fù)責(zé)人就要及時通知領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)做好下樓接待準(zhǔn)備。迎接領(lǐng)導(dǎo)時還要注意自身行走的位置、問候握手時的動作、介紹領(lǐng)導(dǎo)的順序及會議座次的`安排等。其二，要注意會務(wù)過程中服務(wù)的細(xì)節(jié)，服務(wù)人員在倒水時，定點定時，每隔15分鐘或半個小時到會議室倒水一次，作為接待負(fù)責(zé)人在會務(wù)期間，如發(fā)現(xiàn)那位領(lǐng)導(dǎo)水已喝完，要及時通知服務(wù)人員來倒水。

其三，餐飲要提前征求意見，及早安排。作為接待負(fù)責(zé)人要與來查、來訪領(lǐng)導(dǎo)的隨身人員及早進行溝通，了解他們一行中有無少數(shù)民族或其他注意事項，在安排餐飲時，更得心應(yīng)手，更容易使到來人員感覺考慮的周到、服務(wù)的到位。最后，注意送行時的禮節(jié)。各項活動、議程結(jié)束后，應(yīng)安排好送行，提前通知司機到餐廳門口，等候領(lǐng)導(dǎo)。在領(lǐng)導(dǎo)上車前，握手送行，上車后，揮手告別，祝來查、來訪人員一路順風(fēng)。還要注意必須等來查、來訪人員乘坐的車輛啟動后再離開。

三、及時全面地做好接待后總結(jié)

整個接待活動結(jié)束后，接待人員要對本次活動進行認(rèn)真全面的總結(jié)，看看哪些方面是領(lǐng)導(dǎo)最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續(xù)發(fā)揚，不足之處注意彌補改進。要通過總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率，使今后的接待工作責(zé)任分工明確，頭緒層次清楚，既讓客人滿意，又能降低接待成本。一個單位能不能給來訪領(lǐng)導(dǎo)留下良好的印象，除了這個單位的硬件設(shè)施之外，接待人員的素質(zhì)也是一個重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時要衣著整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實、真誠、熱情，使來訪領(lǐng)導(dǎo)有“賓至如歸”的感覺。同時，工作人員要注意平時的學(xué)習(xí)積累，了解掌握各方面的知識，特別是對本單位的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作。;

會議服務(wù)員崗位職責(zé)(一)

1、在會議中心主管的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)各類會議的接待、服務(wù)工作;

2、遵守酒店各項規(guī)章制度，用《員工手冊》的規(guī)定規(guī)范自己的行為;

3、根據(jù)會議接待單相關(guān)內(nèi)容，配合會議主辦方做好會場布置及會議前期各項準(zhǔn)備工作;

4、遵守服務(wù)程序和服務(wù)規(guī)范，熱情、主動、有禮貌地接待客人，提供令客人滿意的服務(wù);

5、工作中儀容整潔，按會議要求認(rèn)真做好各類會議的接待、服務(wù)和協(xié)助結(jié)賬工作;

6、負(fù)責(zé)會議中心的清潔衛(wèi)生工作，保持環(huán)境整潔，空氣清新;

7、負(fù)責(zé)會議中心的設(shè)備、設(shè)施正常使用，定期維護保養(yǎng);

8、參加酒店和部門組織的專業(yè)培訓(xùn);

9、服從管理，隨時聽從上級的工作安排。

會議服務(wù)員崗位職責(zé)(二)

1、會議服務(wù)員每天提前15分鐘上班到崗，上崗時應(yīng)統(tǒng)一著裝，配戴工號牌。并做好會議接待準(zhǔn)備(包括會議音響設(shè)備檢查)。

2、負(fù)責(zé)相關(guān)會議室的保潔，包括地面、門窗、桌椅、植物及部分室內(nèi)設(shè)施。

3、負(fù)責(zé)會議開始前的茶水、果點、會議用品、桌椅、照明、空調(diào)設(shè)施的準(zhǔn)備。

4、負(fù)責(zé)會議期間的茶水、果點服務(wù)，保證賓客的隨時服務(wù)需求。

5、負(fù)責(zé)會議結(jié)束后的清場工作。

6、負(fù)責(zé)各會議室之間的工作協(xié)調(diào)配合。

7、負(fù)責(zé)會議室照明、空調(diào)、飲水設(shè)施是否完好，有問題及時向站長匯報。

8、負(fù)責(zé)局領(lǐng)導(dǎo)辦公室服務(wù)。

9、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)。

會議服務(wù)員崗位職責(zé)(三)

1、打掃會議室衛(wèi)生(包括門，窗，地面，地角線，柜子，衣架，臺面，綠植，衣帽間，備餐間等)使門，窗，地面，柜子，臺面無雜物;地角線干凈，綠植無雜物。保持良好的衛(wèi)生環(huán)境。

2、若有客人看會場要盡量陪同，記錄好客人要求及標(biāo)準(zhǔn)并向領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)情況。

3、有會時按照會議通知單擺好臺形，檢查設(shè)施設(shè)備是否完好，檢查臺面衛(wèi)生，會場衛(wèi)生;檢查貴賓室，衛(wèi)生間衛(wèi)生，為會議做充分準(zhǔn)備。

4、會中按照會議服務(wù)流程做好接待工作。

5、會后先要檢查是否有客人遺留物品并上交。

6、關(guān)閉設(shè)施設(shè)備，將會場收拾到無會標(biāo)準(zhǔn)。

【溫馨提示】關(guān)于辦公會議室接待員要求，辦公會議室接待員要求有哪些的介紹，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實時信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設(shè)備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。