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使用指南
01關(guān)鍵信息提前標(biāo)注
開會前，完成①會議主題、②參加人員、③會議時間和④會議地點(diǎn)，這些信息作用是：方便查找，會議過程中不至于出現(xiàn)慌亂。
02巧用記錄欄
開會時，會議信息都是在【記錄】欄里記錄過程內(nèi)容的，要注意信息分級，建議旁邊留白，以便增加備注信息。
03會后摘錄重點(diǎn)
會議結(jié)束后，趁著記憶還比較清晰的時候，在【重點(diǎn)】欄里記錄本次會議的摘要。比較匆忙的時候，寫下提綱也行，這也是為了后期快速找到重點(diǎn)。
04會后跟進(jìn)
會議結(jié)束后，寫下【接下來我要做什么】，并且給出一個截止日期。寫下【接下來他人要做什么】，同樣備注截止日期。這樣，就能方便跟蹤自己和他人會后的進(jìn)度。
05備注補(bǔ)充
如果有一些零星的想法，可以寫在先【備注】里，會后在整理思路的時候，將想法補(bǔ)充進(jìn)整體記錄中。
導(dǎo)語：會議是行政管理工作中制定決策方向、促進(jìn)貫徹落實(shí)、增進(jìn)集思廣益、解決實(shí)際問題、提高效率水平的重要手段和途徑。科學(xué)地利用這一重要管理工具，不僅可以使會議本身高效成功，也可以提高會議議題所涉及的工作事項(xiàng)的效能。中西方管理學(xué)者們認(rèn)為，提高會議效率的因素很多，時間管理就是其中的一項(xiàng)重要因素。掌握時間安排技巧，避開低效率時間對提高會議效率大有裨益。
高效的會議時間管理技巧一、會議日程安排
管理者因工作需要經(jīng)常要參加各類會議，合理的安排會議日程十分必要。日程安排是召開會議最重要的部分之一。
首先，把握好會議總量的統(tǒng)籌
現(xiàn)代管理學(xué)之父彼得·德魯克曾指出：一個企業(yè)的經(jīng)理如果用超過25%的時間開會，就是一種病態(tài)組織的表現(xiàn)。由此可見，對于中基層管理者而言，會議所占工作總量的比重應(yīng)更少。精簡會議可以采用很多方法，如合并整合會議、充分的會前溝通、減少務(wù)虛的會議、采用比開會更好的方式等。
其次，把握好會議召開日期的統(tǒng)籌
依據(jù)人體生物鐘的規(guī)律，人在不同時期精神狀態(tài)和注意力集中度是不同的。最好避免在漫長的假期、一個星期的開頭和結(jié)尾召開會議，主要參與者出差當(dāng)天或返回當(dāng)天最好不要召開非緊急會議。
加拿大心理學(xué)家麥吉爾大學(xué)教授德比·莫斯考維茨曾畫出了一幅一周工作節(jié)律圖。根據(jù)她的研究，人們在一周之內(nèi)從事不同任務(wù)，其效率會有很大不同。星期一適合布置、分派本周的任務(wù)、規(guī)劃，設(shè)定目標(biāo)，不適合處理矛盾。因此，周一可安排例會，但不適合安排中心組重要辦公會議。周二效率最高，可安排專題研討會，解決工作中難啃的骨頭。周三思維活躍，心情較好，適合制定戰(zhàn)略決策，是高層召開重要會議的最佳時機(jī)。周四人變得最通融，可交流思想、解決爭議，適合召開座談會、總結(jié)會。周五人易冒險和過激，一般應(yīng)少開會。
再次，把握好會議類型的統(tǒng)籌
對各類會議按重要程度排序，上級單位組織召開的緊急重要會議應(yīng)首先考慮，預(yù)留時間;例行會議合理安排周期;臨時會議務(wù)求精練緊湊。
最后，把握好會議制定計(jì)劃的統(tǒng)籌
每年年初或年底由指定部門根據(jù)上級指示精神和本單位實(shí)際情況提出召開本單位各類會議的計(jì)劃。
二、會議時間安排
(一)科學(xué)地擬定會議召開的時間。首先，需了解一天當(dāng)中何時開會較為妥當(dāng)。一般來說，上午人神清氣爽、注意力集中，適合開會。隨著時間的推移和工作對人精力的消耗，下午人的耐心和專注性被漸漸地消磨，需要快速得出結(jié)論的會議最好安排在下午。也可考慮把午餐融入在會議之中，午餐開會既有優(yōu)點(diǎn)也有缺點(diǎn)，共享食物是聯(lián)系人們之間感情的一種方法，會議與午餐結(jié)合在一起強(qiáng)調(diào)了人的社交性，在充滿民主氛圍的會議上發(fā)給與會者一些茶點(diǎn)、果盤就可以起到氣氛輕松融洽的作用。
其次，會議召開的'時間點(diǎn)不易在上下班前后半小時。因?yàn)檫@時人的注意力也較為分散。哈佛時間管理理論認(rèn)為：開會的時間可以采用“零數(shù)效應(yīng)”。人的生物鐘在整點(diǎn)的時候會提醒自己的作息安排，把會議召開的時間設(shè)定為整點(diǎn)后十至十五分鐘這樣的零數(shù)時間，便于整點(diǎn)時人本能地提醒自己做下一項(xiàng)工作，這樣大大地減少了遲到的概率。
再次，在選擇開會時間的時候，應(yīng)當(dāng)確保決策者和絕大多數(shù)參與者能夠出席?？梢蕴崆罢髟儯﹨哌x擇時間。
最后，考慮會議召開期間的自然因素，如天氣、氣溫、設(shè)備、通訊等情況，以免不可抗力出現(xiàn)后，受消極因素的影響，與會者無法安心開會。
(二)科學(xué)地擬定會議持續(xù)時間。據(jù)心理學(xué)家測定，成年人能集中精力的平均時間為45分鐘至60分鐘，超過這個時間，人最容易精神分散，超過90分鐘則普遍感到疲倦，所以應(yīng)把握好每一次召開會議的時間。如果會議需要較長時間，則應(yīng)在會議中途安排休息。不同會議類型決定了會議時間長短，大型會議一般會期不宜超過2天，專題會、研討會可2小時左右，總結(jié)會通常約略短至1小時左右，例會短小精悍，以十分鐘左右為宜。
三、會議進(jìn)程安排
在注重生產(chǎn)效率的美國和日本的一些大型企業(yè)里，通常會核算會議的成本。會議成本=X+2×3×J×N×T。X表示顯性成本的總和，即會議明顯的耗費(fèi)，如會場租借費(fèi)、文件材料費(fèi)、與會者的交通費(fèi)、食宿費(fèi)、活動費(fèi)以及服務(wù)人員的工資等。J代表與會人員每小時平均工資;3表示勞動產(chǎn)值要遠(yuǎn)比職工工資高;2表示會使經(jīng)常性的工作和生產(chǎn)中斷，損失應(yīng)以此計(jì);N表示參加會議人數(shù)，T代表會議時間(小時)。按此公式可計(jì)算出為了召開此次會議導(dǎo)致暫停生產(chǎn)所付出的代價。開會時，將這一計(jì)算過程和結(jié)果粘貼在會議室的門口，提醒與會者提高會議效率。為了使會議安排得緊湊有序，應(yīng)在會前、會中、會后做好以下事項(xiàng)：
(一)會前。預(yù)留出充分的準(zhǔn)備時間，因?yàn)樵S多成功的會議都在會前的充分準(zhǔn)備和有效溝通方面下足了功夫。預(yù)設(shè)出會議的程序、評估會議內(nèi)容所需時間并于會議開始時告知與會者。在會議室預(yù)備時鐘、鬧鐘、計(jì)時器等。大型會議需提前5分鐘入場。
(二)會中。1.合理安排會序。開會伊始，與會者精神狀態(tài)最佳，一般應(yīng)將重要的議題安排在議程前面。但是，如果會前發(fā)現(xiàn)有些重要議題在與會者之間存在爭議，需要在與會者之間建立和諧融洽的關(guān)系，提升凝聚力，這時可考慮用次要議題提前做鋪墊，把沖突放在后邊，以利達(dá)成共識。2.限制與會者發(fā)言時間。對于“馬拉松”式的發(fā)言應(yīng)制止，已經(jīng)取得一致的意見要及時歸納“拍板”，發(fā)現(xiàn)跑題現(xiàn)象應(yīng)及時鞭策，出現(xiàn)沉默應(yīng)適當(dāng)啟發(fā)，這樣才會使會議主題明確、高效實(shí)際。即時性會議可以站著進(jìn)行并不備茶水，使其不得不簡明扼要。
(三)會后。德國心理學(xué)家艾賓浩斯研究發(fā)現(xiàn)的著名“艾賓浩斯遺忘曲線”告訴我們，遺忘的規(guī)律是先快后慢，特別是48小時后會遺忘75%。鑒于此，會后應(yīng)及時整理會議記錄，將有關(guān)情況反饋給相關(guān)部門，請求簽批。會議的決議應(yīng)及時以公告、文件、網(wǎng)站等形式對外發(fā)布。因?yàn)橛行┲匾臅h會引起未參會人員的關(guān)注，如果不及時從正規(guī)渠道發(fā)布，參會者可能會打探小道消息，以訛傳訛，捕風(fēng)捉影，曲解會議精神和決議，散步負(fù)面信息，帶來不必要的麻煩。最后，及時做好會議資料的歸檔工作。
四、會議通知安排
會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體。會議通知的種類和方式多種多樣，如當(dāng)面告知、打電話、發(fā)傳真、發(fā)電子郵件、QQ群、郵遞、招貼、廣播、登報、公告等。通知的內(nèi)容應(yīng)包括會議的時間，即開始時間、報到時間、結(jié)束時間、發(fā)出通知的時間等。
要恰當(dāng)?shù)剡x定會議通知的發(fā)送時間。如發(fā)送過早，容易被人忘記，如發(fā)送過晚，與會人員準(zhǔn)備不足，影響會議效果。會議通知的發(fā)送應(yīng)讓與會者在接到通知后，能夠從容做好赴會準(zhǔn)備，并能準(zhǔn)時到達(dá)會議場所。
重要的會議需要設(shè)定會議通知收到回復(fù)的時間。確定下發(fā)會議資料、收集會議案例、會議報名的時間。應(yīng)在會議召開前再次詢問、確認(rèn)會議關(guān)鍵人是否赴會。如遇特殊情況，會議改期應(yīng)通過電話逐一通知或書面登記通知。
總之，會議的時間技巧由會議本身的特點(diǎn)和人的生理、生活規(guī)律決定。只有順應(yīng)并準(zhǔn)確地把握利用這些特點(diǎn)和規(guī)律，才能使會議變得高效成功，進(jìn)而提升工作效率。
會議的籌備工作表面上看顯得紛繁復(fù)雜，但實(shí)際上還是有章可循的。筆者結(jié)合多年的實(shí)踐，談些粗淺的做法和體會，與同行們進(jìn)行交流。關(guān)于會議的籌備，具體講要做好以下十項(xiàng)工作。
一確定會議名稱
會議名稱也就是會議的題目，如“全國衛(wèi)生工作會議”“全國新型農(nóng)村合作醫(yī)療試點(diǎn)工作會議”等。規(guī)范的會議名稱一般由三部分組成：一是會議范圍，二是會議內(nèi)容，三是會議性質(zhì)。其中會議性質(zhì)包括“現(xiàn)場會”“啟動會”“工作會”“座談會”“研討會”等。
二初定會議步驟
會議步驟包括會議的議程、程序、日程等。議程是會議議題的先后順序，是會議程序的基礎(chǔ)。程序是對會議各項(xiàng)活動，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議發(fā)言、參觀活動等，按照先后順序做出安排。日程是對會議的活動逐日作出的安排，是程序的具體化。會議的步驟是會議有條不紊進(jìn)行的保證，一旦經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，切不可隨意變動。
三草擬會議通知
會議通知一般包括會議的名稱、開會的目的和主要內(nèi)容、會期、會議地點(diǎn)和食宿地點(diǎn)、與會人員、報到的日期和地點(diǎn)、需要攜帶的材料和數(shù)量及材料的打印規(guī)格、個人支付的費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等要素。會議通知最好由與會議主題相關(guān)的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報請上級單位批準(zhǔn)的會議，報送請示時，要附上會議通知的代擬稿。
四會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算
會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算開支的項(xiàng)目一般包括與會人員的食宿費(fèi)、會場的租用費(fèi)、會標(biāo)的制作費(fèi)、會務(wù)組和工作人員的房費(fèi)、膠卷購買和沖洗費(fèi)用等。如果需要邀請專家學(xué)者講課、作報告，還要將專家的講課費(fèi)、交通費(fèi)和食宿費(fèi)等預(yù)算在內(nèi)。
五辦理會議報批
重要的會議必須報請領(lǐng)導(dǎo)審批。會議的請示要講清開會的理由、會議的議程、會議的時間及會期、地點(diǎn)、參加會議的人數(shù)和人員級別、會議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算和準(zhǔn)備情況等。
六下發(fā)會議通知
會議通知務(wù)必經(jīng)過處室領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。下發(fā)會議通知要專人負(fù)責(zé)，避免遺漏、錯發(fā)和重發(fā)。下發(fā)會議通知應(yīng)注意兩點(diǎn)：一是會議通知下發(fā)要及時。下發(fā)過早，參會人員容易遺忘；下發(fā)太遲，與會人員收不到會議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會降低會議的出席率。二是會議通知發(fā)出后要抓反饋。涉及多個部門、內(nèi)容重要的會議要隨會議通知附會議回執(zhí)，內(nèi)容包括參加會議人員的姓名、性別、民族、職務(wù)（職稱）、聯(lián)系電話、到會的日期、車次和航班號以及返程的日期、車次和航班號等。會前1～2天還要再次聯(lián)系，以確保與會人員能夠按時參會。
七準(zhǔn)備會議材料
會議材料主要有三種：一是會議文件，包括下發(fā)的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件；二是講話材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話材料、書面交流材料和會議發(fā)言材料；三是會議主持詞。在這里筆者重點(diǎn)談?wù)勅绾螠?zhǔn)備會議主持詞，它又叫程序稿，通過主持人在會議期間的講話來體現(xiàn)會議的程序。主持詞的起草要注意三點(diǎn)：一是要力求文字口語化。因?yàn)橹鞒衷~僅供主持人使用，其他與會人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現(xiàn)晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章。二是要注意會議程序的銜接。講話要承前啟后，簡明扼要地總結(jié)前面發(fā)言人的講話要點(diǎn)，順理成章地引出下一個發(fā)言人。語言要力求簡潔，避免重復(fù)和啰嗦，切忌話中套話，使人聽不出頭緒。三是主持詞的內(nèi)容要提綱挈領(lǐng)，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長，以免沖談會議的主題。
八選擇布置會場
開會要借助于一定的場所。會場條件的好壞、舒適程度的高低，對與會人員的心理會起到不可忽視的作用，直接影響到會議的效果。因此，要重視會場的選擇和布置。
會場的大小要根據(jù)參會人數(shù)的多少來定，還要根據(jù)會議的需要考慮會場的設(shè)備，如會場的照明、空調(diào)、音響、錄音、多媒體等設(shè)備。會場的布置是辦會工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，主要有：一是會標(biāo)的布置。會標(biāo)應(yīng)與會議的名稱一致，字?jǐn)?shù)要少而精，如“全國衛(wèi)生工作會議”。二是席位卡的擺放。主席臺上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺上就座的人數(shù)最好為單數(shù)，最主要的領(lǐng)導(dǎo)居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。三是主席臺的擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺高于臺下的座位。適用于人數(shù)多、比較重要的會議，如報告會、工作會等，會場顯得比較莊重、嚴(yán)肅、正規(guī)；其二，主席臺與其他座位處于同一平面。適用于人數(shù)較少的會議，如座談會、研討會等，會場顯得較隨和，與會人員之間的關(guān)系顯得平等。四是座位的安排。安排座位一般根據(jù)會議的性質(zhì)，如果是座談會，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位；如果是向檢查組、檢查團(tuán)匯報情況的匯報會，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據(jù)會議的氣氛和會場的本身?xiàng)l件安排座位。
九明確人員分工
會議的會務(wù)人員可分三個小組，一是秘書組，負(fù)責(zé)會議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等材料的起草、整理會議記錄、編發(fā)會議簡報和會議材料的歸檔等工作；二是材料組，負(fù)責(zé)會議材料袋的購買、材料的裝袋和分發(fā)，以及會議的簽到等工作；三是接待組，負(fù)責(zé)與會人員的食宿安排、會場布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務(wù)人員和攝影人員等，此外還要做好會議經(jīng)費(fèi)的預(yù)決算工作。
十會前全面檢查
會前的全面檢查是進(jìn)一步落實(shí)會議準(zhǔn)備工作的重要環(huán)節(jié)。會前檢查一般分為三個步驟，一是聽取會議所有籌備人員的口頭匯報；二是到現(xiàn)場實(shí)地檢查，包括會議材料的準(zhǔn)備情況和會場的布置工作；三是針對可能出現(xiàn)遺漏的問題，進(jìn)一步采取補(bǔ)救措施。會前檢查一般要邀請有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)親臨現(xiàn)場給予指導(dǎo)。
【溫馨提示】本次分享的會議計(jì)劃發(fā)文時間和會議計(jì)劃發(fā)文時間要求的問題是否解決了您的問題，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實(shí)時信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議收費(fèi)，青島會議旅游，青島會議酒店，青島會議主持人，青島會議場地，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。