本文目錄

1. 會(huì)議記錄的要點(diǎn)和內(nèi)容
2. 會(huì)議管理包括哪些內(nèi)容
3. 如何將會(huì)議記錄方式達(dá)到檔案管理規(guī)范

會(huì)議記錄是對(duì)會(huì)議過程及發(fā)言所作記錄的一種紀(jì)實(shí)性文書，也是經(jīng)過分析、綜合、提煉、歸納整理而形成的會(huì)議紀(jì)要。下面是關(guān)于如何記錄會(huì)議的要點(diǎn)和內(nèi)容，歡迎參閱。

會(huì)議記錄有關(guān)內(nèi)容與涉及要點(diǎn)內(nèi)容如下：

一、概念：會(huì)議記錄是開會(huì)時(shí)當(dāng)場(chǎng)將會(huì)議基本情況和會(huì)議報(bào)告、發(fā)言、討論、決議等內(nèi)容如實(shí)記錄下來的文書。

二、特點(diǎn)：一是真實(shí)性，是對(duì)會(huì)議情況的客觀記錄。二是資料性，是分析會(huì)議程序、研究會(huì)議義程的依據(jù);是編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和撰寫會(huì)義紀(jì)要的重要資料;還可以作為原始資料編入檔案長(zhǎng)期儲(chǔ)存，以備需要時(shí)查閱。

三、結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部

1、標(biāo)題

1會(huì)議名稱+文種。如“溫州市市點(diǎn)秘書事務(wù)所廉政監(jiān)督員年會(huì)會(huì)議記錄”。

2文種。如“會(huì)議記錄”。

2、正文。正文的構(gòu)成是：首部+主體+結(jié)尾

1首部。會(huì)議概況，包括會(huì)議名稱;會(huì)議時(shí)間;會(huì)議地點(diǎn);會(huì)議主席主持人;會(huì)議出席、列席和缺席情況;會(huì)議記錄人簽名等。以上6項(xiàng)應(yīng)在主持人宣布開會(huì)前填寫好。

2主體。會(huì)議內(nèi)容。包括：

①會(huì)會(huì)議議義題。如果有多個(gè)議題，可以在議題前分別上序號(hào)。

②發(fā)言人及發(fā)言內(nèi)容。記錄每人的發(fā)言時(shí)都要另起一行，寫明發(fā)言人的姓名，然后加冒號(hào)。

③會(huì)議決議。決議事項(xiàng)應(yīng)分條列出。有表決程式的要記錄決的方式和結(jié)果。

3結(jié)尾。另起行，寫明“散會(huì)”并注明散會(huì)時(shí)間。

3、尾部。右下方寫明“主持人：簽字”、“記錄人：簽字”。

會(huì)議記錄的主體部分主要有會(huì)議議題、領(lǐng)導(dǎo)人的報(bào)告、討論情況、形成的決議和主持人的總結(jié)幾項(xiàng)基本內(nèi)容。

會(huì)議主體部分的記錄方法有兩種：一種是詳細(xì)記錄;一種是摘要記錄。

1、詳細(xì)記錄。詳細(xì)記錄主要用于重要會(huì)議。重要會(huì)議討論、研究的問題比較復(fù)雜，要求盡可能地記下發(fā)言者的原話，即怎么講的，就怎么記，特別重要的發(fā)言，不僅要完整無遺地記錄發(fā)言內(nèi)容，而且最好要記下發(fā)言者的語氣姿態(tài)。

重要會(huì)議的詳細(xì)記錄，記錄人必須把握以下三點(diǎn)：一是記載會(huì)議中有爭(zhēng)議的問題和分歧意見時(shí)，應(yīng)將爭(zhēng)議、分歧的焦點(diǎn)及有關(guān)人員發(fā)言爭(zhēng)論的觀點(diǎn)，詳細(xì)記下;二是記錄會(huì)議中的關(guān)鍵問題、要害問題時(shí)，應(yīng)將有關(guān)人員的發(fā)言詳細(xì)記下;三是記錄會(huì)議決議時(shí)，應(yīng)詳細(xì)記錄表決情況，對(duì)異議、棄權(quán)等情況要予以實(shí)錄，以備考查。對(duì)會(huì)議的決議性內(nèi)容，在會(huì)議結(jié)束前，記錄人應(yīng)念給與會(huì)人員聽，以便對(duì)決議事項(xiàng)推敲得更準(zhǔn)確。有些詳細(xì)記錄，必要時(shí)會(huì)后應(yīng)加以整理，爾后記錄人送會(huì)議主持人審閱并視情公布和印發(fā)，但原記錄不得毀掉，應(yīng)全文存檔以備核查。

2、摘要紀(jì)錄。摘要記錄主要用于一般會(huì)議。在沒有分歧和爭(zhēng)議的情況下，只需摘記關(guān)鍵內(nèi)容和重點(diǎn)發(fā)言，如在會(huì)上報(bào)告了什么事情，討論了什么問題，做出了什么決議，哪些人發(fā)了言，等等。

會(huì)議紀(jì)要的基本內(nèi)容，除了保持會(huì)議記錄的基本要點(diǎn)外，還必須突出三個(gè)方面：1會(huì)議概況。一般包括會(huì)議的宗旨目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參加會(huì)議的單位和人員、召開會(huì)議的單位或主持人;會(huì)議的主要議題，專門會(huì)議還要寫會(huì)議的簡(jiǎn)要經(jīng)過，對(duì)會(huì)議所作總的估價(jià)等等。2會(huì)議的成果。按照議題的層次，包括會(huì)議當(dāng)中與會(huì)者對(duì)哪些問題展開了討論，討論氣氛和情況如何，哪些問題取得了一致認(rèn)識(shí)，并得出了什么結(jié)論，提出了什么意見和建議，哪些意見和建議需要與會(huì)者回去傳達(dá)、貫徹等等。3遺留問題。這部分包括會(huì)議涉及到但未得到徹底解決的問題和應(yīng)該涉及但未來得及討論研究的問題。寫遺留問題是“會(huì)議紀(jì)要”與“會(huì)議決議”不同的一個(gè)表現(xiàn)，可以說這是會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容特點(diǎn)。“決議”中所寫的內(nèi)容必須是取得一致意見并得出一致的結(jié)論的問題，而紀(jì)要?jiǎng)t不然。凡是涉及的問題，特別是重要問題，不論是否被討論，也不管是否取得一致意見，一般應(yīng)該在紀(jì)要中扼要記下。當(dāng)然，有的紀(jì)要是不記遺留問題的。

會(huì)議時(shí)間：20XX年4月4日16：00時(shí)

會(huì)議地點(diǎn)：專案部二樓會(huì)議室

會(huì)議主持：馮建良

參加人員：魏文俊楊忠田隆海彭國(guó)勇張曉峰何曉龍

邢新元胡祥宋凱濤李紅旭代貴禹徐貝

范建平祁斌

會(huì)議內(nèi)容：

為了有效地加強(qiáng)分包工程結(jié)算管理，防止大額預(yù)付賬款掛賬而增大潛虧風(fēng)險(xiǎn)，專案部總會(huì)計(jì)師馮建良同志主持召開此次專題會(huì)，

專案部會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議討論了財(cái)務(wù)賬面分包隊(duì)的欠款情況，以及對(duì)如何減少欠款確定了相應(yīng)的措施。現(xiàn)紀(jì)要如下：

一、截至20XX年3月24日，專案部財(cái)務(wù)賬面的分包工程往來情況及主要成因

會(huì)議首先由財(cái)勞部匯報(bào)了，專案部截至20XX年3月24日財(cái)務(wù)賬面分包隊(duì)往來欠款情況。然后分析了債權(quán)債務(wù)形成的主要原因：一是分包隊(duì)伍初進(jìn)場(chǎng)時(shí)，本身需要給付一定量的預(yù)付款。二是業(yè)主結(jié)算滯后，造成專案部給分包隊(duì)伍結(jié)算滯后，而現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度逼緊，需要給分包隊(duì)伍預(yù)付一定資金。三是由于專案部與分包隊(duì)伍由于單價(jià)沒確定等原因，合同沒簽訂，無法與分包隊(duì)伍辦理正常內(nèi)部結(jié)算，而施工進(jìn)度要求給分包隊(duì)伍支付一定資金等。

二、加強(qiáng)債權(quán)債務(wù)清理、防范分包風(fēng)險(xiǎn)的主要措施

會(huì)議要求專案部各部門，要結(jié)合國(guó)家及股份公司關(guān)于分包工程的要求，高度重視債權(quán)債務(wù)的清理工作。

一商務(wù)部進(jìn)一步加強(qiáng)與業(yè)主的結(jié)算工作，加強(qiáng)變更索賠力度。及時(shí)把已干完的工程結(jié)回來。包括大壩標(biāo)及左壩肩的專案。外結(jié)變更要有計(jì)劃，從合同入手，逐步清理，個(gè)個(gè)擊破。

二請(qǐng)商務(wù)部加快分包工程合同簽訂進(jìn)度。要擬定時(shí)間計(jì)劃，對(duì)已完工或在建專案，如中國(guó)航空港承建的卡爾溝支護(hù)專案等，要確定時(shí)間表，盡快完成分包合同簽訂工作。

三進(jìn)一步加快與分包隊(duì)伍的結(jié)算工作。要盡量用結(jié)算方式支付分包單位資金，而不用或少用借款的形式支付分包單位資金。內(nèi)結(jié)要根據(jù)合同，實(shí)事求是不能拖。

四請(qǐng)機(jī)物部加強(qiáng)材料核銷工作，特別是外協(xié)隊(duì)在專案部領(lǐng)用材料，包括油料、水泥、鋼筋等，要專人負(fù)責(zé)抓落實(shí)，做到一月一核，做到與商務(wù)部?jī)?nèi)結(jié)同步。

五對(duì)于幾個(gè)重點(diǎn)單位欠款的處理意見：商務(wù)部對(duì)湖北建工、中國(guó)航空港、四川亞鑫、成都中建聯(lián)、成都華達(dá)等單位要及時(shí)進(jìn)行清理，辦理最終結(jié)算;對(duì)葛洲壩基礎(chǔ)公司，商務(wù)部要找業(yè)主溝通，把超灌漿部分工程量結(jié)算到我部，而不能由業(yè)主直接對(duì)基礎(chǔ)公司結(jié)算;對(duì)于落哈修理場(chǎng)，現(xiàn)與專案部沒合同關(guān)系，賬面有欠款且現(xiàn)在電費(fèi)仍在發(fā)生，請(qǐng)機(jī)電物資部聯(lián)絡(luò)三峽實(shí)業(yè)租賃公司，告知落哈修配廠的帳與推土機(jī)租賃費(fèi)合并辦理;對(duì)于四川省地堪院，結(jié)算辦完后，仍在專案部領(lǐng)用材料導(dǎo)致欠款，請(qǐng)商務(wù)部通知該單位繼續(xù)為專案部施工或還錢;對(duì)于葛洲壩六公司，要加緊辦理結(jié)算，組織召開專題會(huì)進(jìn)行分析，該單位承擔(dān)的專案是否虧了，虧多少，能否從業(yè)主變更，或從其他地方來彌補(bǔ)虧損，但必須保證整個(gè)專案要有好的效益。

六會(huì)議學(xué)習(xí)和強(qiáng)調(diào)了集團(tuán)股份公司中葛股法務(wù)〔20XX〕1號(hào)《關(guān)于加強(qiáng)分包工程法律風(fēng)險(xiǎn)防范的緊急通知》，要求專案部各單位、各部門要嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)股份公司的十二道禁令，加強(qiáng)分包工程管理的法律及經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)管理，確保專案盈利。

專案部魏文俊總經(jīng)理在會(huì)上提出如下要求：一是債權(quán)債務(wù)的清理工作必須引起各個(gè)部門高度重視，要密切配合商務(wù)工作;二是請(qǐng)商務(wù)部加強(qiáng)分包合同的清理和結(jié)算工作，未簽訂合同的要擬定計(jì)劃及時(shí)簽訂，已簽訂合同的要按照合同及時(shí)辦理結(jié)算;三是對(duì)于幾個(gè)大的遺留問題，要組織召開相關(guān)專題會(huì)進(jìn)行分析，想盡一切辦法加強(qiáng)外結(jié)變更，有計(jì)劃地逐個(gè)擊破，四是機(jī)物部要加強(qiáng)材料核銷工作。以上工作都必須有時(shí)間表，確保按期完成。

鯨會(huì)務(wù)把會(huì)議管理分為會(huì)前/會(huì)中和會(huì)后，也對(duì)應(yīng)了會(huì)議組織者、會(huì)議主持人和會(huì)議參會(huì)者三種角色的管理。

會(huì)議組織者的準(zhǔn)備(5W1H)

Why：尋求為什么必須召開會(huì)議，是否有開會(huì)之外的也能解決問題的其它途徑。

What：對(duì)議題是否符合會(huì)議目的進(jìn)行檢查。

Where：對(duì)是否有能夠容納所有人的場(chǎng)所進(jìn)行確認(rèn)。

When：會(huì)議定在什么時(shí)間？對(duì)是否很好地遵循時(shí)間進(jìn)行確認(rèn)。

Who：讓適合議題的人出席會(huì)議。

How：對(duì)得出符合議題的結(jié)論如何進(jìn)行推廣。

會(huì)議主持者十項(xiàng)確定

確定好會(huì)議的目的和類型了嗎？

確定好會(huì)議的議題、日期、時(shí)間了嗎？

確定好會(huì)議參加者了嗎？

準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)和各種備置用品了嗎？

準(zhǔn)備好要分發(fā)的資料了嗎？

充分修飾會(huì)議前半部分了嗎

會(huì)議順利地進(jìn)行了嗎？

充分概括出結(jié)論了嗎？

得出令人滿意的結(jié)論了嗎？

分發(fā)會(huì)議錄并在會(huì)議錄中公布下次會(huì)議的主題了嗎？

與會(huì)者六項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備

充分確認(rèn)會(huì)議目的和議題；

以自身的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)或信息等為基礎(chǔ)，就議題進(jìn)行協(xié)商；

對(duì)議題進(jìn)行分析，討論其中的問題是什么；

試著尋求問題的解決對(duì)策；

試著在自己的立場(chǎng)上思考與主持者和其他發(fā)言者的互動(dòng)；

自己的資料準(zhǔn)備和草稿，如有必要，也復(fù)印一下其他人的資料。

對(duì)會(huì)議記錄必須進(jìn)行規(guī)范管理才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，主要包括以下幾個(gè)方面：

1.制定正式會(huì)議記錄存檔制度

我國(guó)檔案部門一直要求將重要會(huì)議的會(huì)議記錄歸檔，《中國(guó)上市公司治理準(zhǔn)則》中也明確要求上市公司的股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議都要形成規(guī)范的會(huì)議記錄，并將之作為公司的重要檔案妥善保存。然而，據(jù)了解，出于種種原因，很多組織并不重視會(huì)議記錄有關(guān)工作，不做會(huì)議記錄或記錄不規(guī)范的情況還是很普遍的。為了促使會(huì)議記錄工作的正常開展，各類組織有必要訂立制度，要求組織中的各類正式會(huì)議必須做會(huì)議記錄并存檔，必要時(shí)以此作為今后工作考核的一個(gè)指標(biāo)。

2.統(tǒng)一會(huì)議記錄格式

會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確反映會(huì)議基本情況。為防止記錄的隨意性造成記錄項(xiàng)目缺失，可預(yù)先制作會(huì)議記錄模板，提供給會(huì)議記錄人。其主要項(xiàng)目包括：會(huì)議名稱和屆次、會(huì)議召開的日期、起止時(shí)間、地點(diǎn)和召集人（主持人）姓名、出席和列席會(huì)議人員的姓名及出席和列席情況、會(huì)議議程或主要事項(xiàng)、與會(huì)人員的發(fā)言、每一決議事項(xiàng)的表決方式和結(jié)果（上市公司還要求表決結(jié)果應(yīng)載明對(duì)會(huì)議審議事項(xiàng)贊成、反對(duì)和棄權(quán)的人姓名及意見）、記錄人。

3.采取適當(dāng)?shù)挠涗浄椒?/p>

會(huì)議內(nèi)容記錄應(yīng)根據(jù)會(huì)議的重要性及具體內(nèi)容采取相應(yīng)的記錄方法：會(huì)議全錄、會(huì)議詳錄、總結(jié)式記錄、簡(jiǎn)要記錄、決定記錄、行動(dòng)記錄、決定行動(dòng)記錄等。

4.確保會(huì)議內(nèi)容記錄完整準(zhǔn)確

無論采取哪種記錄方法，都要確保會(huì)議內(nèi)容記錄完整準(zhǔn)確。在這方面，國(guó)外一些公司的做法還是值得我們借鑒的：由秘書做會(huì)議的專職記錄人，或由會(huì)議出席人如董事輪流擔(dān)當(dāng)會(huì)議記錄人，以確保記錄人能夠完整記錄；會(huì)議主持人要及時(shí)進(jìn)行重復(fù)和總結(jié)，并將所做記錄讀給與會(huì)人員，得到大家的認(rèn)可后，再進(jìn)入下一個(gè)議題；下一次會(huì)議時(shí)的第一項(xiàng)議題就是討論上一次會(huì)議的會(huì)議記錄，經(jīng)全體人員認(rèn)可后簽字存檔。

5.履行必要的簽字手續(xù)

會(huì)議記錄是會(huì)議情況的真實(shí)記載，在某些情況下還具有法律效力，所以它不能只是會(huì)議記錄人一個(gè)人的工作，必須得到有關(guān)與會(huì)人員的認(rèn)可后，才可以算做是正式有效的會(huì)議記錄。這種認(rèn)可的手續(xù)一般是會(huì)議出席人閱讀并同意會(huì)議記錄內(nèi)容后在會(huì)議記錄上簽字。

【溫馨提示】關(guān)于會(huì)議資料儲(chǔ)存管理，會(huì)議資料儲(chǔ)存管理規(guī)范的介紹，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議設(shè)備，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議住宿，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議模特，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。